So erstellen Sie einen Notfallwiederherstellungsplan

Wenn Sie jemals eine Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs erlebt haben, wissen Sie, dass Unvorhergesehenes jederzeit eintreten kann – sei es ein Stromausfall oder ein Cyberangriff. Ohne eine Strategie zur schnellen Wiederherstellung riskieren Sie Datenverluste, was zu Ausfällen im Service führen und Ihre Kundenbeziehungen beeinträchtigen könnte.

 Also, wie fängt man an? Ein Notfallwiederherstellungsplan (Disaster Recovery Plan, DRP) kann Ihnen als Leitfaden dienen, um den Betrieb schnell wiederherzustellen und Ihr Unternehmen vor den Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse zu schützen, die Ihren Workflow unterbrechen könnten.

 In diesem Leitfaden haben wir alles zusammengestellt, was Sie zum Aufbau eines tragfähigen Frameworks für die Notfallwiederherstellung benötigen, damit Sie sicher sein können, dass Sie über Strategien verfügen, um Ausfallzeiten für Ihr Unternehmen zu minimieren und die Geschäftstätigkeit wieder aufzunehmen.

Was ist Notfallwiederherstellung?

Notfallwiederherstellung oder Disaster Recovery (DR) ist der Prozess der Planung und Reaktion auf unerwartete Störungen – wie Naturkatastrophen, technologische Ausfälle und böswillige Aktivitäten –, um die schnelle Wiederherstellung von IT-Systemen, Daten und Abläufen zu ermöglichen.

 Stellen Sie sich vor, ein Server stürzt ab und Ihr Team kann nicht auf die Daten zugreifen, die es zur Ausführung von Bestellungen benötigt. Oder schlimmer noch: Ransomware verschlüsselt Ihre Daten und hält sie als „Geisel“, um „Lösegeld“ von ihnen zu erpressen. Diese Unterbrechungen können ohne Vorwarnung auftreten, und wenn Sie warten, bis sie eintreten, gefährden Sie Ihre Cybersicherheit und Geschäftskontinuität. Bei einem Plan zur Notfallwiederherstellung geht es darum, proaktiv zu handeln und Wiederherstellungsverfahren zu dokumentieren, damit Ihr Team genau weiß, was zu tun ist, wenn Unterbrechungen eintreten.

Hier sind weitere Beispiele für die Notfallwiederherstellung, die ein Plan abdecken kann: 

• Ereignisse, die physische Schäden an der Infrastruktur verursachen, wie Überschwemmungen, Brände und Erdbeben
• Großflächige medizinische Krisen, die sich auf die Verfügbarkeit von dezentral arbeitenden Belegschaften auswirken
• Verbindungsprobleme, die die Kommunikation und den Zugriff auf Cloud-Dienste unterbrechen
• Regulatorische Änderungen, die schnelle Anpassungen des Workflows erfordern
• Versehentliches Löschen wichtiger Dateien oder Fehlkonfigurationen, die sich auf wichtige Systeme auswirken
• Cyberangriffe und Datenverstöße, die Geschäftsfunktionen beeinträchtigen

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Hauptarten der Notfallwiederherstellung

Bei der Erstellung eines Notfallwiederherstellungsplans befassen sich IT- oder Unternehmensverantwortliche häufig zunächst mit dem Budget. Das Verständnis der verschiedenen Arten der Notfallwiederherstellung hilft Ihnen dabei, Ressourcen und Investitionen in den von einem Ausfall potenziell am stärksten betroffenen Bereichen zu priorisieren.

Vorteile der Entwicklung eines Plans zur Notfallwiederherstellung

Bei einem Ausfall zählt jede Minute, um Ihre Infrastruktur zu erhalten und Daten zu schützen. Ein Plan zur Notfallwiederherstellung gibt Ihnen die Sicherheit, schnelle Entscheidungen zu treffen, die Ihren Geschäftsbetrieb aufrechterhalten.

 Zu den Vorteilen der Planung für die Notfallwiederherstellung gehören: 

• Kürzere Ausfallzeiten: Ein Bericht von Splunk zeigt, dass die durchschnittlichen Kosten für Ausfallzeiten 400 Milliarden Dollar pro Jahr betragen. Mit einem Notfallwiederherstellungsplan reduzieren Sie die finanziellen Auswirkungen längerer Ausfallzeiten, indem Sie klare Schritte zur Wiederherstellung der Dienste festlegen, ohne unnötig Zeit oder Produktivität zu verschwenden.
• Geschäftskontinuität: Ob durch Cloud-Backups für kleine Unternehmen oder Notfallwiederherstellung für Großunternehmen – ein Notfallwiederherstellungsplan trägt dazu bei, wichtige Prozesse aufrechtzuerhalten und die Arbeit Ihres Teams sicherzustellen. Er bereitet Ihr Unternehmen auf eine schnelle Anpassung vor, indem er Aufgaben priorisiert, Datenwiederherstellungen automatisiert und alternative Arbeitsumgebungen einrichtet.
• Verbesserter Datenschutz: Ein Notfallwiederherstellungsplan umfasst Sicherheitsmaßnahmen wie Schutz vor Datenlecks und regelmäßige Backups, um die Datenintegrität und -zugänglichkeit zu gewährleisten. Vergessen Sie nicht, dass Datenverluste nicht nur durch Systemausfälle oder externe Sicherheitsbedrohungen verursacht werden – eine Umfrage von Proofpoint zeigt, dass unachtsame Benutzer in 70,6 % der Unternehmen zu Datenverlusten führen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Vorschriften wie die DSGVO verlangen von Unternehmen, dass sie den Zugriff auf personenbezogene Daten zeitnah wiederherstellen und Richtlinien zur Risikobewertung befolgen, um die Compliance zu gewährleisten. Ein Notfallwiederherstellungsplan hilft Ihnen bei der Implementierung von Schutzmaßnahmen, von der Dateiverschlüsselung bis hin zu Zugriffskontrollen, um kostspielige Strafen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Erste Schritte bei der Planung der Notfallwiederherstellung

Bei der Entwicklung eines Notfallwiederherstellungsplans ist es unerlässlich, zu berücksichtigen, wie vielfältig und unvorhersehbar potenzielle Störungen sein können. Unabhängig von der Ursache, sei es eine Überschwemmung oder ein Phishing-Angriff, muss Ihr Plan an verschiedene Szenarien angepasst werden können.

 So erstellen Sie einen Notfallwiederherstellungsplan.

1. Ziele für den Notfallwiederherstellungsplan ihres Unternehmens festlegen

Bei der Notfallwiederherstellung in Unternehmen sollten Sie sich zunächst folgende Frage stellen: Was möchte ich mit diesem Plan erreichen? Wenn Sie beispielsweise ein Einzelhandelsunternehmen betreiben, könnte Ihr Ziel darin bestehen, Ihren E-Commerce-Shop innerhalb weniger Stunden wiederherzustellen. Beginnen Sie damit, messbare Ziele zu definieren, wie zum Beispiel: 

• Recovery Time Objective (RTO), das angibt, wie lange kritische Systeme oder Prozesse maximal offline bleiben dürfen, bevor es zu Verzögerungen, Auswirkungen auf Kunden oder Compliance-Risiken für Ihr Unternehmen kommt.
• Recovery Point Objective (RPO), das die längste akzeptable Dauer eines Datenverlusts misst – berechnet vom Zeitpunkt der letzten Sicherung bis zum Zeitpunkt des Ausfalls –, ohne dass dadurch erhebliche Probleme entstehen.

Stellen Sie sicher, dass diese Ziele auf Ihre geschäftlichen Prioritäten abgestimmt sind. Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der die Verfügbarkeit von entscheidender Bedeutung ist, beispielsweise beim Schutz von Finanzdaten, sollten Sie einen niedrigeren Wert bei RPO und RTO anstreben.

2. Risiken bewerten und kritische Vermögenswerte identifizieren

Eine umfassende Risikoanalyse identifiziert alle Schwachstellen, die sich auf Ihren Betrieb auswirken könnten. Mit diesem Schritt können Sie die Kosten für Fehlerbehebung und Produktivitätsverluste reduzieren. Laut der Umfrage „Outage Impact Survey“ von Logic Monitor haben Unternehmen, die häufig mit Ausfällen und Spannungsabfällen zu kämpfen haben, 16-mal höhere Kosten und benötigen doppelt so viel Zeit für die Fehlerbehebung wie Unternehmen mit weniger Ausfallzeiten.

Betrachten Sie vergangene Not- und Wiederherstellungsvorfälle in Ihrer Branche, um sich ein Bild von den gängigen Bedrohungen zu machen. Zum Beispiel: 

• Im Einzelhandel sollten Sie sich vor Augen führen, wie Systemausfälle während der Hauptverkaufszeiten den Absatz und die Bestandsverwaltung beeinträchtigen können.
• Wenn Sie im Finanzdienstleistungsbereich aktiv sind, sollten Sie die Auswirkungen von Datenverstößen auf sensible Daten und Transaktionssysteme berücksichtigen.
• Im Gesundheitswesen sollten die Auswirkungen von Cyberangriffen auf Patientendaten und Krankenakten bewertet werden.

3. Strategien zur Notfallwiederherstellung erstellen

Die Strategien können je nach Umfang und Reichweite Ihres Notfallwiederherstellungsprozesses sowie der Komplexität Ihrer IT-Umgebung stark variieren. Laut einer Umfrage von Gartner ist die Datensicherung für 63 % der IT-Führungskräfte die gängigste Strategie. Daher könnte ein tragfähiger Backup-Plan Ihr erster Schritt sein.

Neben der Datensicherung sollte ein verlässlicher cloudbasierter Dienst Folgendes bieten: 

• Cloud-Synchronisierung: Aktualisieren Sie Ihre Inhalte in Echtzeit auf mehreren Geräten, damit alle über die neueste Version verfügen.
• Replikation: Duplizieren Sie Ihre Dateien an einen anderen Speicherort, um das Risiko zu minimieren, indem Sie eine exakte Kopie für den Failover erstellen.
• Auslagerung: Bewahren Sie Backups an einem separaten Ort auf, um Ihre Daten für den Fall lokaler Notfälle zu schützen.
• Versionskontrolle für Dokumente: Verfolgung von Änderungen an Dateien, sodass Sie frühere Versionen wiederherstellen oder feststellen können, wann und wo wichtige Änderungen vorgenommen wurden.

4. Einen Kommunikationsplan erstellen

Ein wesentlicher Bestandteil eines Notfallplans ist die Erstellung von Richtlinien für die Kommunikation mit Teams, Stakeholder:Innen, Kund:Innen und Aufsichtsbehörden, falls erforderlich.

 Erstellen Sie ein detailliertes Programm mit: 

• Kontaktdaten der Teammitglieder
• Eine Liste alternativer Kommunikationskanäle, wie Messaging-Apps oder Satellitentelefone, die verwendet werden können, wenn der primäre Kanal nicht verfügbar ist.
• Vorformulierte Nachrichten für wichtige Stakeholder:Innen, um in kritischen Momenten Zeit zu sparen
• Schritte zur Eskalation von Problemen, wenn die ersten Antworten nicht ausreichen

5. Benennen des Teams für die Notfallwiederherstellung

Zu einem Team für die Notfallwiederherstellung sollten Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen mit klar definierten Aufgaben gehören – denken Sie jedoch daran, eine Gruppe mit „Ersatzspielern“ einzurichten, falls jemand nicht verfügbar ist. Wählen Sie Teammitglieder aufgrund ihrer Fachkenntnisse aus. Beispielsweise kümmern sich IT-Spezialisten um die Wiederherstellung des Systems, während Abteilungsleiter:Innen sich auf die Wiederherstellung der kundenorientierten Abläufe konzentrieren.

6. Durchführung regelmäßiger Tests und Überprüfungen

Ihr Notfallwiederherstellungsplan ist nur dann effektiv, wenn er getestet und aktualisiert wird. Führen Sie Simulationen durch, um zu beurteilen, wie Ihr Team auf verschiedene Arten von Katastrophen reagiert – regelmäßige Übungen gewährleisten, dass Ihr Plan in realen Szenarien funktioniert. 

 Überprüfen Sie Ihren Notfallwiederherstellungsplan regelmäßig, um neue Technologien, Prozesse oder Geschäftsziele zu integrieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise auf eine Hybrid-Cloud-Umgebung umstellt und den Notfallwiederherstellungsplan aktualisiert, ermöglichen Sie einen schnellen Wechsel zur Cloud-Infrastruktur und halten Ihre kritischen Anwendungen und Dienste betriebsbereit.

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*Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen