むリノむ州゚ルゞン垂

クラりドの掻甚で行政サヌビスを改善

むリノむ州゚ルゞン垂
課題 

むリノむ州゚ルゞン垂(City of Elgin, Illinois)は、垂民に察する行政サヌビスの改善を望んでいたした。コンテンツは䞀元化されおおらず、それが郚門間のコラボレヌションを劚げ、それによっお、兞型的なお圹所仕事が垞態化しおいたした。そのこずは、垂民の䞍満を増倧させおいただけでなく、非効率的な方法で仕事をこなすこずに職員も疑問を感じおいたした。

 

゜リュヌション

゚ルゞン垂は、Boxのクラりドコンテンツ管理を掻甚した、耇数のシステムを導入したした。これには、自動化されたセルフサヌビスの小芏暡ビゞネスアプリケヌションプロセスや、䜏民が垂のサヌビスに盎接接続できるアプリが含たれたす。たた、頻繁に垂のサヌビスを利甚する䜏民向けのケヌス管理システムをアップグレヌドし、垂のリ゜ヌスぞの負担を軜枛したした。
 

成果

䜏民はサヌビスの向䞊を感じられるようになり、職員は、単䞀のコンテンツプラットフォヌム䞊に構築された簡玠化されたプロセスにより、仕事をより効率的に行えるようになりたした。゜ヌシャルワヌカヌや救急隊員などのチヌムは、支揎を提䟛する際に互いに協力しやすくなりたした。たた、起業家は、完党にオンラむンで新しいビゞネスを垂内で始めるこずができたす。これたで1か月を芁しおいたプロセスがわずか1週間で完了するずいう画期的な改善です。

郜垂の倚くが、既埗暩益を持っおスモヌルビゞネスの振興に関䞎しおいたす。ビゞネスの振興は、経枈にずっおも、垂民にずっおも、芳光にずっおも良いこずです。しかし、新しくビゞネスを始める起業家が、そのこずをすべお理解しおいるずは限りたせん。スモヌルビゞネスの立ち䞊げには、気が遠くなるほどの圹所手続きを必芁ずするため、立ち䞊げの劚げになる堎合がありたす たずえば、コヌヒヌショップや掗車堎ずいった小芏暡のビゞネスを始めたいず考えおいるオヌナヌは、開業に䌎う申請や蚱可の取埗、営業堎所や経費などに぀いお気を配る必芁があり、それらに応じた手続きを郜床行う必芁がありたす。

膚倧なプロセスず長い埅ち時間が必芁なのはこのためです。圹所内では、すべおのビゞネスが適切に運営されるように、さたざたな郚門に情報を䌝達する必芁がありたす。このプロセスを合理化するこずは、起業家達に奜圱響を盎接䞎えるだけでなく、垂党䜓に利益をもたらしたす。

これは、゚ルゞン垂が小芏暡ビゞネスの申請プロセスをクラりドに導入するこずを決定した理由でした。同垂は、Boxのクラりドコンテンツ管理を䜿甚しお小芏暡の䌁業オヌナヌ向けのポヌタルを立ち䞊げ、起業や運営に関するすべおの手続きをナビゲヌトできるようにしおいたす。ナヌザヌは自宅から事務凊理、申請、料金支払いなどの手続きを行うこずができ、たた、画面䞊でプロセスの進捗を確認するこずができたす。

「゚ルゞン垂にずっお非垞に革新的なこずです。」ずアシスタントシティマネヌゞャヌのロヌラ・バルデス(Laura Valdez)氏は蚀いたす。「Boxの導入により、ビゞネスオヌナヌがわざわざ圹所に出向いお手続きをする必芁がなくなりたす。゚ルゞン垂ず申請者の間のシヌムレスなコラボレヌションが可胜になりたす。」バルデス氏は、これたで30日以䞊かかっおいた申請に芁する時間が、わずか1週間皋床になるず予枬しおいたす。


 

単䞀の集玄型コンテンツプラットフォヌムで垂民により良いサヌビスを提䟛

シカゎ垂の西玄40マむルに䜍眮する゚ルゞン垂は、むリノむ州で8番目に倧きな郜垂で、115,000人が暮らしおいたす。同垂の行政は19の郚門にたたがっおおり、その倚くは譊察、消防、近隣サヌビスずいった公安䞊の課題に取り組んでいたす。同垂は、小芏暡のビゞネスだけでなく垂民を支揎するサヌビスを可胜にする゜リュヌションずしお、Boxのクラりドコンテンツ管理の導入を決定したした。

「私たちの目暙はデゞタル倉革そのものではありたせんが、それを達成し぀぀ありたす。」ずバルデス氏は蚀いたす。「私たちの目暙は、䜏民が盎接たたはデバむスを介しおサヌビスを利甚する際に、最善の゚クスペリ゚ンスを埗られるようにするこずです。この目暙を達成するために、職員が仕事をしやすく、情報にすばやくアクセスできる環境を構築しおいたす。このこずが、䜏民に察するより高品質のサヌビス提䟛に぀ながりたす。バルデス氏は、垂内の技術゚キスパヌトず共に、あらゆる皮類のコンテンツず情報の䞀元化を目指しおいたす。これには、䜏民の連絡先情報、䞍動産や郜垂森林のデヌタ、氎道メヌタヌや消火栓の堎所、および垂が远跡しなければならない他のすべおの資産の情報が含たれたす。 

「私たちずビゞネス䞊の関わりがある人にも、簡単な手続きが必芁なだけの人にも、私たちは正確な情報を圌らに提䟛するために日々働いおいるこずを知っおほしいです。」ず圌は蚀いたす。同垂は、およそ10〜12テラバむトのデヌタを本幎末たでにクラりドに移行する予定です。コンテンツの䞀元化により、これたで実珟できなかった倚くのナヌスケヌスを提䟛するこずが可胜になりたす。
 

 

 ã€Œç§ãŸã¡ã¯ã€é©åˆ‡ãªäººã‚’適切なタむミングで適切な情報に぀なげるするずいう、内郚・倖郚の䞡方に向けた包括的なビゞョンを持っおいたす。そのため、私たちは、䜏民にずっお重芁な情報を衚瀺および远跡できるデゞタルスペヌスを䜜成しおいたす。居䜏者、財産所有者、職員などすべおの人が察象です。芏暡は膚倧で、これたでに実珟したこずのないレベルのものになるず思いたす。」

 ã‚€ãƒªãƒŽã‚€å·žã‚šãƒ«ã‚žãƒ³åž‚ アシスタントシティマネヌゞャヌ ロヌラ・バルデス氏

 

むリノむ州゚ルゞン垂

行政ず垂民を぀なぐアプリケヌション

5幎前、゚ルゞン垂は、䜏民に行政サヌビスぞの盎接回線を提䟛する311サヌビスを開始したした。緊急ではないリク゚ストは、コヌルセンタヌ経由で凊理されたす。たずえば、䜏民が道路の陥没を発芋し、それを報告するために311に電話したずしたす。䜏民がオペレヌタヌに口頭でおおよその堎所を䌝えるず、道路の陥没を修埩するためのサヌビスリク゚ストが実行されたす。しかし、その報告には䜏民の䞻芳的な意芋が含たれおいる堎合があるため、その問題がどれほど重倧なのかを正確に知るこずはできたせん。そのため、垂にずっお問題の優先順䜍付けをするのは困難です。たた、その䜏民はい぀修埩䜜業が実斜されるのかを知るこずができたせん。 

SalesforceずBoxの統合によっお提䟛される゜リュヌションが、この問題を解決したす。この堎合、䜏民は、垂のBox察応アプリを䜿甚しお珟堎の写真を撮圱し、アップロヌドするだけで報告が枈みたす。写真には自動的にゞオタグが付けられるため、珟堎の䜍眮を正確に把握するこずができ、その重倧床を芖芚的に刀断できたす。この情報は自動的に適切な郚門に回されたす。その埌、珟堎の近隣の担圓者に業務が割り圓おられ、修埩䜜業が行われたす。修埩䜜業の予定日が決たるか、実際に䜜業が完了するず、アプリによっおその䜏民に通知されたす。

むリノむ州゚ルゞン垂

 

Boxのクラりドコンテンツ管理ずSalesforceの顧客管理ツヌルの統合によっお実珟したこの機胜は、より効率的なプロセスを同垂にもたらし、より満足床の高い䜓隓を垂民に提䟛したす。同垂はたた、Office 365ぞの移行に䌎い、Boxず統合するこずを蚈画しおいたす。「Boxは実質的なコンテンツレむダヌになりたす。」ずバルデス氏は蚀いたす。「Boxを䞻芁なコンテンツプラットフォヌムずしお掻甚するのに圹立぀ツヌルセットを探しおいたす。」

 

「私たちは、内郚ナヌザヌだけでなく倖郚ずのコラボレヌションも考慮する必芁がありたす。Boxが提䟛する機胜ず柔軟性は、これたで手に入れるこずができなかった透明性、利䟿性、確実性を同時にもたらしおくれたす。これは、すべおの行政組織に䞍可欠なものです。」

むリノむ州゚ルゞン垂 アシスタントシティマネヌゞャヌ ロヌラ・バルデス氏

シヌムレスでセキュアな、機関の枠を越えたコラボレヌション

BoxずSalesforceの統合を掻甚し、゚ルゞン垂は、コミュニティサヌビスを頻繁に䜿甚する䜏民を支揎するためのケヌス管理システムも䜜成したした。たずえば、ある䜏民は最近、䟝存症ず粟神疟患のために1幎間に77回の病院茞送を必芁ずしたした。このこずは、譊察、消防、病院、瀟䌚サヌビスなどのさたざたなサヌビスにおいお負担ずなっおいたした。

さたざたな行政機関に所属する倚くのケヌスマネヌゞャヌや職員が、そのような人々を支揎するためのより良い連携方法を必芁ずしおいたす。゚ルゞン垂は珟圚、SalesforceずBoxを掻甚しお、頻繁にサヌビスを利甚する䜏民向けのナヌスケヌスを蚭定する䞭倮リポゞトリを開発しおいたす。

「゚ルゞン垂では、頻繁にサヌビスを利甚する人だけでなく、すべおの人のために安党で健康的なコミュニティを䜜成するよう努めおいたす。」ずバルデス氏は蚀いたす。「単䞀のプラットフォヌムでコンテンツを䞀元化するこずで、異なる機関の専門家ずの共同䜜業がしやすくなりたす。支揎を必芁ずする人々により良いケアを提䟛し、安定した生掻ができるようサポヌトするこずができたす。」

圓然のこずながら、垂民の個人情報を䜿甚するアプリケヌションは、デヌタを慎重に保護できなければなりたせん。Boxは、匷力なコンプラむアンス機胜を備えた、堅牢な共有暩限の蚭定が可胜な゜リュヌションです。垂民は間もなく、このシステムを介しおあらゆるサヌビスを利甚できるようになるでしょう。ケヌスマネヌゞャヌや職員などの関係者は、特別なサポヌトが必芁な䜏民を支揎するために、リアルタむムで共同䜜業を行うこずができたす。

 

「コミュニティにずっお軜芖できない優先事項は存圚したすが、䜏民に寄り添った察応ができないならば、必芁なこずを提䟛できおいないのず同じです。」

 むリノむ州゚ルゞン垂 アシスタントシティマネヌゞャヌ ロヌラ・バルデス氏

Boxのセキュリティ機胜を最倧限に掻甚

Boxに組み蟌たれおいるコンプラむアンス機胜を掻甚するこずに加え、「私たちはアクセスを真剣に捉えおおり、適切な条件を反映するためにアカりントずフォルダを構造化したした。」ずCTOのゞェフ・マッシヌ(Jeff Massey)氏は蚀いたす。ファむルずフォルダは、条件に適合するナヌザヌのみがアクセスできるように蚭定されおおり、マッシヌ氏のチヌムでは、コンテンツの効率的な䜿甚を促進するために、職員に察する実践的なトレヌニングを実斜しおいたす。トレヌニングでは、できるだけフォルダ党䜓ではなくファむルを共有するこずを掚奚しおいたす。問題が発生した堎合は、圌のチヌムはい぀でも暩限を取り消すこずができたす。「私たちは、Boxのセキュリティ機胜を最倧限に掻甚しおいたす。」

コラボレヌションの容易さずスムヌズなセキュリティ機胜により、同垂は速やかにBoxに移行するこずができたした。この移行は、デゞタルディスラプションの時代の行政にずっおの重芁なステップです。「テクノロゞヌの理解ず実甚が、IT郚門ずいう1぀の郚門にのみ存圚しおいた時代は終わりたした。」ずバルデス氏は蚀いたす。「顧客や䜏民により良いサヌビスを提䟛するためにテクノロゞヌを掻甚する先進的で進歩的な組織では、その組織内の䞀人䞀人が、そのテクノロゞヌを実際に䜿甚し、その䟡倀を理解する責任がありたす。」 

「職員だけでなく、䞀般の人々に察しおも、垞に最高の゚クスペリ゚ンスを提䟛し続けたいず思っおいたす。」ずマッシヌ氏は蚀いたす。「その思いに忠実に行動しおいれば、適切なテクノロゞヌを芋぀けるこずができたす。私たちにずっお、Boxずの出䌚いがたさにそれです。」

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