W.K.ケロッグ財団 

メキシコ、ユカタン州の恵まれないマヤ先住民の少女たちのためのメンタートレーニング。ミシシッピ州の新生児集中治療室における脆弱な乳児のための母乳の供給の拡大。低所得にあえぐナバホ族ファミリーの支援。これらは、W.K.ケロッグ財団の活動のほんの一部です。同財団は、子ども、家族、コミュニティを支援するための助成金提供やプログラム開発に積極的に取り組んでいます。朝食用シリアルのパイオニアであるウィル・キース・ケロッグ氏によって1930年に設立されたW.K.ケロッグ財団は、助成金提供、投資活動、ネットワーク形成、それらを啓蒙するイベント開催などによって、社会に変化をもたらしています。 

今日、同財団は約200人の職員を擁しており、ミシガン州バトルクリークを本拠に、ミシシッピ州、ニューメキシコ州、ニューオーリンズ、ハイチ、メキシコを含む6つの主要拠点で活動しています。これらの場所は、貧困率が高く資源に乏しい地域ですが、今後改善する見込みがあると同財団は考えています。

ITマネージャーを務めるダン・ライアン(Dan Ryan)氏は、地方自治体での長年の経験の後に、この国際的な非営利団体に参加しました。社会に対して大きくポジティブな影響を与える機会を同財団に見出したのです。ライアン氏の仕事は、各地に分散するスタッフが地理的な境界を越えてコラボレーションを行うために必要なテクノロジーを提供することです。テクノロジーの活用は、人々が財団の目標をより効率的かつ効果的に達成するための手段であると彼は考えています。 

ライアン氏は、さまざまなツールを検討した結果、Boxのクラウドコンテンツ管理にたどり着きました。

「200人の優秀な同僚たちは、常に効率的かつ効果的に仕事をしたいと考えています。彼らと一緒に仕事をすることで、最適なテクノロジーを見つけることができます。」

W.K.ケロッグ財団 ITマネージャー ダン・ライアン氏

シャドーITへの対策

数年前、同財団の共有ドライブが急に容量不足に陥ったことがありました。ライアン氏はそのとき、各地に分散しているスタッフがモビリティを求めていることに気づきました。既存のコンテンツ管理ソフトウェアでは、モバイル共有やガバナンスが許可されていませんでした。そのため、多くのスタッフは制限を回避する方法を探し、許可されていない独自の共有方法を駆使しました。メールによるファイル共有や、クラウドベースの共有などさまざまな方法が使用されました。「私たちの許可を得ずに行われていたことは知っていました。」とライアン氏は言います。「データのガバナンスを失いつつありました。」

シャドーITの使用を余儀なくされる実態を把握するために、彼はスタッフの意見を集めました。「財団では、スタッフ間の協力体制がベストプラクティスの実現を支えています。組織の枠を越えたコラボレーションは特に重要です。」と彼は言います。「議論を重ねた結果、それなら、Boxを使ってみてはどうだろうかという話になりました。」

Boxを選択することは、リスク管理の一部でもありました。オンプレミスサーバーを単一のクラウドベースのコンテンツプラットフォームに置き換えることで、モビリティの必要性に対応しつつ、失っていたガバナンスを取り戻すことができました。また、Boxの堅牢な検索機能により、組織全体の共有データを把握することもできます。「優れた検索機能を利用できるようになったことで、ビジネス価値が向上しました。」とライアン氏は言います。さらに、Boxは、彼がコンテンツ管理ソリューションに期待していたこととは別の利点を多くもたらしました。 

「Boxは、メールに頼っていた文化から私たちを解放してくれました。」

 W.K.ケロッグ財団 ITマネージャー ダン・ライアン氏

助成金提供プロセスを迅速かつ協調的に

コンテンツの一元化はスタートに過ぎませんでした。Boxは、W.K.ケロッグ財団にさらなるメリットをもたらしました。たとえば、同財団の使命の達成に不可欠な、助成金提供などのプロセスをスピードアップすることができました。フィル・スキャミホーン(Phil Scamihorn)氏が率いる知識・データチームは、助成金提供のプロセスをBoxに移行し、Box APIを利用して適切なソリューションをさらにカスタマイズしました。これまで独自の助成金提供ソリューションのEncompassと統合されていたSharePointサイトを、新たにBoxを利用したGrantee Document Portalに完全に置き換えることによって、このプロセスをより効率的かつ協力的に行えるようになりました。 

現在は、コンテンツの自動更新、割り当ての変更点に関する通知機能、契約が完了したときの自動通知機能などが利用されています。このアップグレードによって、助成金提供プロセスの可視性が高まり、関係者へアクセス制御が改善するなど、多くのメリットがもたらされました。SharePointを廃止することで、サーバーにかかる高額な重複コストを排除することができました。

ライアン氏は、このソリューションは将来にわたって利用可能と考えています。「別のソリューションに移行した場合でも、Boxは、コンテンツ共有のリポジトリとして使い続けることができます。」

「私たちの活動内容とうまく統合できるテクノロジーとプラットフォームを選択したいと考えています。私たちは助成金を提供する組織です。テクノロジーを追い求めるためだけに、貴重な資金を費やすつもりはありません。」

 W.K.ケロッグ財団 ITマネージャー ダン・ライアン氏

統合によって変更管理をサポート

オンプレミスのコンテンツストレージからクラウドのコンテンツへの移行はスムーズでした。これは、ライアン氏がすべての人に有効な方法でBoxへの移行を展開できたためです。「Boxは、ユーザーのニーズとペースに合ったやり方での移行を可能にしてくれました。」と彼は言います。移行に不慣れな時期には、Box Driveの機能によって、移行前と同じように共有ドライブ上でコンテンツを表示することができます。ライアン氏は、スタッフが新しい環境に慣れることを待って、Boxをより快適に利用できる機能を徐々に紹介するようにしました。モバイル環境で利用したいユーザーにも、Boxは完璧なソリューションであると彼は考えています。

Boxは、もはや、組織のコンテンツ管理プラットフォームとして機能しているだけではなく、特定の標準プロセスの自動化機能としても利用されています。たとえば、人事ではBoxを職員のオンボーディングに使用し、48人のスタッフに電子メールでドキュメントを送信するプロセスを簡素化しました。これまでは、そのスタッフ全員がアクションを実行する必要がありました。現在は、Boxを使用することによってワークフロー全体が可視化され、関係者はプロセスを滞らせることなく各自の役割を完了できます。

Boxは、SlackやTrelloなどの既存の生産性ツールともうまく統合しており、ライアン氏はTableauなどの他のツールとのさらなる統合も計画しています。「今後は、Boxと統合することを前提にテクノロジーを選択します。」と彼は言います。

コンテンツが持つ無限の可能性

W.K.ケロッグ財団でのBoxの活用は、時間の経過とともにより洗練されたものになるとライアン氏は期待しています。たとえば、Box Governanceを使用して、現在の慣行を理想的なプロトコルに合わせる保持ポリシーを実装することを彼は想定しています。

また、コミュニティワーカーが生成するテラバイト規模の写真を有効活用するために、Box SkillsによるAI活用も見据えています。Boxにアップロードされた画像には、自動的にジオタグが付けられるため、写真の詳細情報を追跡することが容易になります。ライアン氏は続けます。「人々は入れ替わりますが、ファイルは残ります。Box Skillsを使用すると、写真のタグ付けを簡単に行えます。自動タグ付けを強化することで、機械学習に取り込むためのコンテキストを付加し、顔認識などの実用化を促進することができます。」 

「それぞれの統合ポイントで透明性とオープン性が向上するため、今後の発展を見るのが楽しみです。Boxは私たちのためにあるようなツールです。」