KI-Datenextraktion: Alles, was Sie wissen müssen

Das Extrahieren von Daten aus Geschäftsdokumenten ist zeitaufwendig, insbesondere wenn Sie dies manuell oder mit regelbasierten Tools tun. Gescannte Formulare, handschriftliche Notizen und andere Formate ohne festes Layout sind für herkömmliche Datenextraktionsprogramme ohne aufwendige Konfiguration besonders schwer zu interpretieren.

Durch KI-Datenextraktion modernisieren Sie die Content-Workflows in Ihrem Unternehmen. Künstliche Intelligenz (KI) ebnet den Weg für eine präzisere und kostengünstigere Datenverarbeitung und eröffnet Ihnen damit eine skalierbare Möglichkeit, aus Ihren Dokumenten nicht nur einfache Antworten, sondern auch fundierte Erkenntnisse zu gewinnen. Sehen wir uns an, was diese Technologie so besonders macht und welche Möglichkeiten es gibt, KI in Ihren Prozessen einzusetzen.

Wichtige Highlights:

• KI-Datenextraktion verwandelt unstrukturierte Dokumente in nützliche Daten mithilfe von Tools, die nicht nur das Format, sondern auch den Sinn und den Kontext erfassen  
• Der entscheidende Unterschied zwischen KI-gestützter Datenextraktion und regelbasierten Methoden besteht darin, dass KI aus Daten lernt und sich an unterschiedliche Layouts anpasst, während regelbasierte Tools Vorlagen abarbeiten und kein Kontextverständnis besitzen    
• Wenn Sie mithilfe von KI Daten aus Ihren Geschäftsdokumenten extrahieren möchten, müssen Sie Ihr Content Management System mit einem KI-Modell verbinden, das die Daten interpretiert und strukturiert, sodass sie direkt in Ihren Workflows genutzt werden können    
• Mit Box, der führenden Plattform für intelligentes Content Management, gewinnen Sie innerhalb von Sekunden Erkenntnisse aus Dokumenten, automatisieren Aufgaben mithilfe maßgeschneiderter KI-Agents und gewährleisten mithilfe strenger Governance-Kontrollen für die Sicherheit Ihrer Daten    

Was ist KI-Datenextraktion?

Unter KI-Datenextraktion versteht man den Einsatz von KI-basierten Technologien wie der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und maschinellem Lernen (ML) zur Erfassung und Verarbeitung von Daten aus Dokumenten, insbesondere aus unstrukturierten Formaten wie PDF-Dateien und Bildern. 

Mit KI-Tools zur Datenextraktion können Sie Folgendes tun:

• Bestelldaten aus einem Einkaufsformular erfassen und direkt an Ihre Beschaffungssysteme übermitteln    
• Inhalte eines Lieferantenvertrags auswerten, um Compliance-Risiken vor der Genehmigung zu erkennen    
• Lebensläufe nach Position sortieren, um Personalabteilungen dabei zu unterstützen, die besten Bewerber:Innen für dringend zu besetzende Stellen zu finden    

Nehmen wir als Beispiel einen Darlehensantrag. Dieser Prozess umfasst Dutzende von Dokumenten – Gewinn- und Verlustrechnungen, Bonitätsauskünfte, Identitätsnachweise und vieles mehr –, die alle mit einer einzigen Transaktion verbunden sind. Anstatt Teammitglieder damit zu beauftragen, die Details aus jeder einzelnen Datei manuell zu erfassen, sammelt die KI-Datenextraktion die erforderlichen Daten aus allen Dokumenten. Dadurch wird die Überprüfung beschleunigt und die Anzahl der Fehler reduziert, die Ihrer Glaubwürdigkeit schaden könnten.

Traditionelle vs. KI-Datenextraktion: Die wichtigsten Unterschiede

Das Extrahieren von Daten aus Dokumenten ist nichts Neues. Bevor es Lösungen zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) auf Basis von KI-Modellen gab, nutzten Unternehmen häufig Technologien zur optischen Zeichenerkennung (OCR) zur Erfassung von Daten. 

OCR wandelt Bilder von Text in maschinenlesbare Zeichen um, sodass Sie den Gesamtbetrag aus einer Rechnung extrahieren können, indem Sie eine Regel anwenden, die nach „Summe“ sucht und die daneben stehende Zahl übernimmt. Diese traditionellen Methoden haben jedoch ihre Grenzen, insbesondere bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten. 

Nachfolgend sind die wesentlichen Unterschiede zwischen der KI-Datenextraktion und herkömmlichen Technologien aufgeführt.

Die gängigsten Arten der KI-Datenextraktion

Die Arten der KI-Datenextraktion lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen:

• Vorlagenbasiertes Extrahieren: Diese Methode umfasst OCR- und regelbasierte Systeme zur Datenextraktion, die künstliche Intelligenz integrieren, um die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern. Die Ersteinrichtung kann kostspielig sein – wenn Sie beispielsweise das Layout des Formulars eines neuen Lieferanten ändern, müssen Sie die Extraktionsregeln von Grund auf neu erstellen.    
• Kontextbezogene Extraktion: Dieser KI-orientierte Ansatz nutzt Modelle, die Kontext, Bedeutung und unterschiedliche Dokumentstile erfassen. Dazu gehören universell einsetzbare große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) sowie KI-Systeme, die auf branchenspezifischen Daten trainiert wurden. Diese Plattformen können Daten aus Jahresabschlüssen, digitalen Dokumenten und anderen unstrukturierten Quellen extrahieren.    

Warum benötigen Unternehmen KI-Tools zur Datenextraktion?

Unternehmen benötigen KI-Tools zur Datenextraktion häufig für die Verarbeitung großer Mengen unstrukturierter Dateien, darunter Versandbelege, Versicherungsansprüche, Personalakten und vieles mehr. Laut Congruity sind 90 % der digitalen Daten unstrukturiert. Das bedeutet, der Großteil der von Ihrem Unternehmen erzeugten Daten liegt nicht in einem benutzerfreundlichen Format vor.

Mit steigendem Arbeitsaufkommen lassen sich Fehler immer schwerer aufspüren, was für Branchen wie den Finanzdienstleistungssektor besorgniserregend ist, da ein fehlendes Feld in einem Vertrag Auswirkungen auf Compliance und das Vertrauen der Kund:Innen haben kann. Mit KI-Tools für die Datenextraktion können Sie die Details sofort aus einer Datei extrahieren. Das erspart Ihnen das mühsame Anpassen von Dokumentlayouts oder das manuelle Eingeben von Daten.

Vorteile des Einsatzes von KI bei der automatisierten Datenextraktion

Der Einsatz von KI zur automatisierten KI-Datenextraktion spart Ihnen nicht nur Zeit, die Sie sonst für die manuelle Datenerfassung aufwenden müssten, und hilft Ihnen bei der Bewältigung einer Flut unstrukturierter Daten. Die Vorteile für Ihr Unternehmen gehen weit darüber hinaus.

Werfen Sie einen Blick auf die wichtigsten Vorteile der KI-Datenextraktion für Unternehmen.

• Verbesserte Datenqualität: Für 92 % der Entscheidungsträger:Innen aus den Bereichen Analytik und IT, die im Rahmen einer Salesforce-Umfrage befragt wurden, sind vertrauenswürdige Daten wichtiger denn je. Dank KI passt sich die automatisierte Datenextraktion an unterschiedliche Dokumentlayouts an und interpretiert Inhalte auf semantischer Ebene. Das Ergebnis sind hochwertige Daten.    
• Optimierte Workflows: Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher das Onboarding neuer Mitarbeiter:Innen sein könnte, wenn Sie eine Software zur Datenextraktion aus Dokumenten einsetzen würden, die Daten aus Einstellungsschreiben sammelt und in Personal- und Lohnabrechnungssysteme überträgt. Mit diesen Lösungen können Sie ganze Prozesse effizienter und flexibler gestalten.    
• Skalierbarkeit: Durch den Wegfall manueller Aufgaben wie das Sortieren und Kategorisieren von Dokumenten können Sie größere Dateimengen ohne zusätzliches Personal bewältigen. Intelligente Plattformen zur Datenextraktion nutzen künstliche Intelligenz, um Inhalte schneller und präziser zu erfassen, und verarbeiten dabei unterschiedliche Formate mit weniger Fehlern als herkömmliche regelbasierte Systeme.    
• Bessere Entscheidungsfindung: Wenn Sie Daten aus Ihren Dateien in Echtzeit erfassen, erhalten Sie klarere Erkenntnisse, auf denen Sie Ihre Strategien aufbauen können. So kann Ihre Vertriebsabteilung beispielsweise die Leistung sofort analysieren und ihre Strategien anpassen, um bessere Konversionsraten zu erzielen.    
• Senkung der Betriebskosten: Mit der Einführung neuer KI-Modelle werden moderne Technologien für Unternehmen jeder Größe erschwinglicher. Zudem erfordern herkömmliche Datenextraktoren eine aufwendige Konfiguration von Regeln für jedes Dokumentlayout oder Datenfeld.    

Datenextraktion mittels künstlicher Intelligenz: Die besten Anwendungsmöglichkeiten für Unternehmen

Laut Verified Market Research belief sich der Markt für Software für die Datenextraktion im Jahr 2024 auf 1,38 Mrd. US-Dollar und wird bis 2031 ein Volumen von 3,99 Mrd. US-Dollar erreichen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 9,8 % im Prognosezeitraum. Der Grund für diese Entwicklung ist die Nachfrage nach Business-Intelligence-Tools und KI-Technologien, mit denen Daten als wertvolle Ressource genutzt werden können.

Damit Ihr Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus seinen Daten ziehen kann, sollten Sie sich diese gängigen Beispiele für den Einsatz künstlicher Intelligenz zur Datenextraktion ansehen.

Wann sollte KI-Datenextraktion zum Einsatz kommen?

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verwaltet Verträge von mehreren Partnern, die jeweils in unterschiedlichen Sprachen, Layouts und Klauselstrukturen vorliegen. Regelbasierte Tools zur Datenextraktion stützen sich auf feste Vorlagen. Wenn Sie also einen Teil einer Klausel anders formulieren, kommt es entweder zu Fehlern im System oder es werden falsche Daten extrahiert.

Entscheiden Sie sich für Lösungen zur KI-Datenextraktion, wenn:

• Sie eine große Menge umfangreicher Dokumente verwalten: Haben Sie mit technischer Dokumentation oder komplexen Richtlinien zu tun? Dank KI-Datenextraktion können Sie mit einem Klick Zusammenfassungen erstellen und bestimmte Details wie Dosierungsanweisungen in pharmazeutischen Protokollen oder Aufbewahrungsrichtlinien aus Governance-Richtlinien abrufen.    
• Sie sensible Daten in großem Umfang verarbeiten: In Workflows im Finanz- oder Gesundheitswesen, wo Datenschutz oberste Priorität hat, kann eine intelligente Inhaltserkennung Dateien anhand von Metadaten klassifizieren und so Fehler und Sicherheitsrisiken minimieren. Eine Plattform für intelligentes Content Management schützt Daten durch Verschlüsselung und detaillierte Zugriffskontrollen und unterstützt diese stark regulierten Branchen dabei, strenge Standards einzuhalten.    
• Sie nach einer kostengünstigen Lösung suchen: Da KI immer kostengünstiger wird, passen herkömmliche Lösungen möglicherweise nicht mehr in Ihr Budget, da ihre Einrichtung oft erhebliche Investitionen erfordert. Halten Sie Ausschau nach Lösungen zum automatisierten Extrahieren von Inhalten, mit denen Sie die Kapazität Ihres Cloud-Speichers ganz einfach an saisonale Anforderungen anpassen können.    
• manuelle Dateneingabe Zeit und Ressourcen bindet: Wenn Ihr Team Stunden damit verbringt, Daten von Hand einzugeben, können KI-Lösungen für den Workflow mit Datenextraktion die Dokumentenverarbeitung und den Dokumentenabruf beschleunigen.    

Wie lassen sich Daten mithilfe von KI am besten extrahieren?

Daten lassen sich mit KI am besten mithilfe von Lösungen extrahieren, die auf einer verantwortungsvollen KI-Implementierung basieren. Diese Plattformen nutzen zuverlässige KI-Modelle, die Datensicherheit priorisieren, die Einwilligungen der Benutzer:Innen respektieren, transparent über ihre Funktionsweise informieren und sich an die spezifischen Vorschriften Ihrer Branche anpassen.

So können Sie sicher sein, dass Ihre sensibelsten Daten geschützt bleiben, während Sie Zeit sparen und die Customer Experience verbessern. Sie können beispielsweise Ihre KI-gestützte Plattform für das Content Management mit dem von Ihnen verwendeten CRM-System (Customer Relationship Management) verknüpfen – die KI sammelt und ordnet automatisch Kundendaten aus Berichten, um Ihre Vertriebs- und Marketingteams über die Leistungsentwicklung auf dem Laufenden zu halten.

Informieren Sie sich über die Vorteile der Integration von Cloud-Apps für Ihr Unternehmen.

So extrahieren Sie mithilfe von KI Daten aus Dokumenten

So extrahiert die KI Daten aus Ihren Dokumenten:

1. Sammeln von Dokumenten: Zunächst greift das von Ihnen gewählte KI-Programm für die Datenextraktion auf die Datenquelle zu, beispielsweise auf Ihre Cloud-Speicher-Plattform    

2. Vorverarbeitung und Textbereinigung: Rohdokumente weisen häufig inkonsistente Formatierungen oder überflüssige Daten auf; daher bereinigt die KI diese, um den Text verständlich zu machen    

3. Datenstrukturierung: Anschließend identifiziert das System Felder wie Datumsangaben, Beträge und Namen und kategorisiert die Dokumente so, dass Ihre Geschäftsanwendungen sie verarbeiten können – beispielsweise als kommagetrennte Werte (CSV), ein Format, das sich gut für Tabellenkalkulationen eignet    

4. Training von KI-Modellen: KI lernt aus Tausenden von Dokumenten und Datenpunkten, um Muster zu erkennen, wodurch die Modelle ihre Genauigkeit im Laufe der Zeit verbessern können 

5. Datenextraktion: KI durchsucht Dokumente wesentlich schneller nach wichtigen Details als manuelle Methoden (selbst wenn diese tief in unregelmäßigen Dateiformaten verborgen sind)    

6. Kontextverständnis: Im Gegensatz zu OCR interpretiert KI den Kontext – so weiß ein Modell beispielsweise, dass eine Zahl neben „Summe“ etwas anderes bedeutet als eine unter „Steuer“, wodurch Fehler aufgrund von Fehlinterpretationen reduziert werden    

7. Nachbearbeitung und Validierung: Das intelligente Datenextraktionssystem überprüft die Daten noch einmal, um fehlende Felder oder widersprüchliche Daten zu erkennen, und benachrichtigt Sie, falls eine manuelle Überprüfung erforderlich ist    

8. Systemintegration: Im letzten Schritt werden die Daten direkt in Ihre Apps eingespeist, sodass Sie ohne manuelle Eingaben auf Echtzeit-Erkenntnisse zugreifen können    

Nutzen Sie die Vorteile der intelligenten Datenextraktion mit Box AI

In Ihren unstrukturierten Daten steckt ein großer Wert, und Sie benötigen die richtige Plattform, um Erkenntnisse zu gewinnen, auf deren Grundlage Ihr Team handeln kann. Als Marktführer im Bereich Intelligent Content Management nutzt Box künstliche Intelligenz, um Ihnen zu helfen, Dateien zu verwalten, an Dokumenten zusammenzuarbeiten und geschäftliche Workflows von jedem Ort und jedem Gerät aus zu automatisieren.

Mit Box AI extrahieren Sie nicht nur Daten, sondern ziehen auch echten Mehrwert aus Ihren Inhalten:

• Identifizieren Sie wichtige Details in Ihren Geschäftsdokumenten und wandeln Sie diese in strukturierte Metadaten um, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen    
• Gewinnen Sie aus großen Inhaltsmengen wertvolle Erkenntnisse, um fundierte Entscheidungen zu treffen und schneller zu handeln    
• Erhalten Sie umgehend Zusammenfassungen und kontextbezogene Antworten aus mehreren Dokumenten über Box Hubs    
• Nutzen Sie bewährte Modelle, um mit Box AI Studio maßgeschneiderte KI-Agents zu erstellen    
• Schützen Sie sensible Daten durch höchste Sicherheit und Compliance-Kontrollen sowie durch Grundsätze für den verantwortungsvollen Umgang mit KI    

Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie die KI-Datenextraktion Ihr Unternehmen voranbringen kann.

* Wir setzen utns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.