Bewährte Verfahren für das Content-Management in kleinen Unternehmen

Von Produktbewertungen bis hin zu Personalunterlagen – Ihr Unternehmen verarbeitet täglich große Mengen an Content, und die Verwaltung all dieser Inhalte ist mit viel Aufwand verbunden. Mehr noch, Sie müssen mehr tun, als Ihre Daten lediglich zu verwalten: Sie müssen ihren Wert nutzen.

Laut einem Bericht von Salesforce betrachten sich 94 % der kleinen und mittleren Unternehmen bis zu einem gewissen Grad als datengesteuert. Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen leiten und Daten optimal nutzen möchten, benötigen Sie ein gut strukturiertes System. Hier können intelligente, KI-gestützte Lösungen helfen – indem sie Workflows automatisieren und verwertbare Erkenntnisse aus Ihren Daten gewinnen.

Wir haben einen Leitfaden mit bewährten Verfahren für das Content-Management in kleinen Unternehmen zusammengestellt, damit Sie fortschrittliche Technologien wie KI einsetzen können, um datengesteuerte Initiativen auszuweiten und Prozesse zu vereinfachen.

Wichtige Highlights:

• Content-Management für kleine Unternehmen bezeichnet die Organisation, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Ressourcen innerhalb Ihres Unternehmens mithilfe von Tools und Prozessen, um sicherzustellen, dass alles leicht auffindbar und bei Bedarf zugänglich ist    
• Eine Content Management-Strategie hilft Ihnen dabei, ein übersichtliches System für Ihre Dateien und Ressourcenaufzubauen, wodurch der Zugriff, die Sicherheit und die Datennutzung vereinfacht werden – für fundierte Entscheidungen und Wachstum    
• Die Nutzung einer zentralen Plattform und der Einsatz sicherer Tools für die Zusammenarbeit sind Beispiele für bewährte Verfahren im Bereich Content Management für kleine Unternehmen    
• Box vereinfacht die Verwaltung von Inhalten für kleine Unternehmen durch eine einheitliche Plattform für die sichere Zusammenarbeit an Dateien, skalierbaren Cloud-Speicher und KI-gestützte Tools    

Was versteht man unter Content Management für kleine Unternehmen?

Content Management für kleine Unternehmen ist ein strategischer Ansatz für den Umgang mit Dokumenten, Multimediadateien und anderen Ressourcen in einem kleinen Unternehmen. Es umfasst die Tools, die Sie zu diesem Zweck nutzen, wie Cloud-Speicher und Dokumentenmanagementsysteme, sowie die Erstellung von Richtlinien und Prozessen, damit Inhalte jederzeit verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen.

Im Gegensatz zum Content Management in Großunternehmen, bei dem es häufig um umfangreiche Systeme geht, konzentriert sich das Content Management in kleinen Unternehmen auf praxisorientierte, kostengünstige Lösungen, die das Wachstum fördern und bei denen Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund stehen.

Die Verwaltung von Inhalten in Ihrem kleinen Unternehmen umfasst verschiedene Aufgaben. Sie können beispielsweise Folgendes tun:

• ein System einrichten, in dem alle wissen, welcher Content vorhanden ist und wo er zu finden ist    
• Festlegen, wer auf Ihre Geschäftsdokumente, Kundendaten und andere Arten von Content zugreifen darf, basierend auf klaren Datei- und Ordnerberechtigungen    
• Erstellen und veröffentlichen von Online-Content (in Blogbeiträgen, auf Landingpages und in sozialen Medien), um die Initiativen Ihres Marketingteams zu unterstützen    
• Führen einer internen FAQ-Liste oder Dokumentation zur Unterstützung bei Kundenanfragen    
• Vereinfachung der Zusammenarbeit bei Projektaufgaben, Dokumentenprüfungen und anderen Workflows im Zusammenhang mit Content    

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Darum brauchen kleine Unternehmen eine Content Management-Strategie

Wenn Sie – um ein Beispiel zu nennen – eine digitale Bibliothek erstellen, um Dateien für Kund:Innen freizugeben, verwalten Sie damit aktiv Ihren Content. Wenn dies jedoch ohne eine solide Geschäftsstrategie für das Content Management geschieht, führt dies häufig dazu, dass Dateien und Ordner isoliert werden und Workflows ins Stocken geraten. Ein klarer Plan hilft Ihnen dabei, Folgendes festzulegen:

• das „Was“ (zu verwaltende Inhalte)    
• das „Wie“ (zu verwendende Werkzeuge und Prozesse)    
• Ddas „Warum“ (Zweck und Ziele) hinter jeder inhaltlichen Maßnahme    

Hier sind drei Gründe, warum Sie eine Content Management-Strategie für Ihr kleines Unternehmen entwickeln sollten.

1. Ein gut organisiertes System verringert den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten        

Gartner berichtet, dass 47 % der digitalen Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten oder Informationen zuzugreifen. Wenn ein Teammitglied Zeit damit verschwendet, nach den benötigten Inhalten zu suchen, kommt es zu einem Dominoeffekt: Frustration, Verzögerungen bei der Beantwortung von Anfragen und Projekte, die in Verzug geraten. 

Mit einem strategischen Ansatz für das Content Management in kleinen Unternehmen schaffen Sie ein zentralisiertes und übersichtliches System für alle Ihre digitalen Ressourcen. Dieses Framework ermöglicht es allen – von Projektleiter:Innen bis zum Vertriebsmitarbeiter:Innen –, schneller auf Dateien zuzugreifen, anstatt Zeit mit der Suche nach Daten zu verbringen.

Behalten Sie den Überblick dank bewährter Methoden zur digitalen Dateiverwaltung.

2. Mit einem intelligenten Content Management-Prozess schöpfen Sie mehr Nutzen aus Ihren Daten    

Congruity 360 hat festgestellt, dass 90 % der Daten eines Unternehmens unstrukturiert sind, was bedeutet, dass eine Vielzahl wertvoller Erkenntnisse in Formaten wie Dokumenten und Multimediadateien verborgen ist. Ein kleines Einzelhandelsunternehmen verfügt beispielsweise möglicherweise über jahrelange Verkaufsdaten und Kundenbewertungen, die über verschiedene Systeme verstreut sind. In all diesen unstrukturierten Inhalten stecken viele wertvolle Daten, doch es ist fast unmöglich, sie zu finden.

Ein strukturierter Prozess zur Verwaltung von Inhalten erleichtert die Analyse unstrukturierter Daten, deckt Trends auf, die als Grundlage für ihre Vertriebsstrategien dienen, und hilft bei der Beantwortung häufig gestellter Kundenfragen. Intelligente Content Management-Plattformen unterstützen diesen Prozess, indem sie wichtige Daten extrahieren und Muster erkennen, die den Weg für Content-Strategien auf der Grundlage verlässlicher Erkenntnisse ebnen.

3. Moderne Content Management-Plattformen unterstützen Sie beim Schutz sensibler Daten

Informationssicherheit darf auf Ihrer Checkliste für die Content-Management-Strategie nicht fehlen – sie schützt Ihre sensiblen Daten vor möglichen Sicherheitsverletzungen und Verlusten.

Ein leistungsfähiges Content-Management-System für kleine Unternehmen bietet Ihnen Dateiverschlüsselung, regelmäßige Datensicherungen und weitere Sicherheitsmaßnahmen, um diese Risiken zu minimieren. Moderne cloudbasierte Plattformen erweitern diese Funktionen sogar auf die Integration Ihrer Software-Apps, wodurch die Sicherheitsvorkehrungen verstärkt und gleichzeitig Bedrohungen sowie Verstöße gegen den Datenschutz verhindert werden.

Erkennen Sie die Bedeutung des Datenschutzes für kleine Unternehmen.

Bewährte Verfahren für das Content-Management in kleinen Unternehmen

Halten Sie sich an diese fünf bewährten Verfahren für das Content Management in kleinen Unternehmen und entwickeln Sie eine Strategie, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst und den langfristigen Erfolg fördert.

1. Machen Sie sich Ihre Ziele im Bereich Content Management klar

Bauen Sie einen optimierten Prozess zur Überprüfung von Content auf, oder liegt Ihr Hauptaugenmerk auf der Einführung von Tools für die Zusammenarbeit? Die erste bewährte Vorgehensweise für das Content Management besteht darin, die wichtigsten Dateitypen zu ermitteln, die Probleme zu identifizieren, mit denen Sie bei Ihren derzeitigen Prozessen konfrontiert sind, und festzulegen, was Sie mit einer Strategie erreichen möchten.

Diese Antworten dienen Ihnen als Orientierung bei der Auswahl der Technologien und der Gestaltung Ihrer Workflows. Wenn Sie beispielsweise in einer Kreativagentur arbeiten, sind für Sie möglicherweise Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten von vorrangiger Bedeutung, während ein Anbieter professioneller Services eher Wert auf einen sicheren Kundenzugang und die Suchbarkeit legt.

2. Nutzen Sie eine zentralisierte Content-Management-Plattform in der Cloud    

Zion prognostiziert für den weltweiten Markt für Content Management-Systeme (CMS) ein Wachstum von 7,54 % und geht davon aus, dass der Markt von 28,15 Mrd. US-Dollar im Jahr 2023 auf 54 Mrd. US-Dollar im Jahr 2032 ansteigen wird. Hinter dieser Expansion steht die zunehmende Bedeutung von Wirtschaftsdaten. Ohne eine angemessene Verwaltung führen diese Lösungen jedoch häufig zu einer Fragmentierung der Daten, was es erschwert, Dateien bei Bedarf zu finden.

Die Suche nach über verschiedene Plattformen verstreutem Content ist zeitaufwändig (und führt zu Verlusten); die Einführung eines einheitlichen Content Management-Systems für kleine Unternehmen ermöglicht es Ihnen jedoch, digitale Ressourcen auf organisierte und kontrollierte Weise zu verwalten. Entdecken Sie Lösungen, die Sie je nach den Zielen Ihrer Strategie ausprobieren können.

Erfahren Sie, wie Content Intelligence Ihrem Unternehmen zu Innovation und Wachstum verhilft.

3. Bereiten Sie Ihre Inhalte für die Suche und den Abruf vor

Die Wahl des besten Content Management-Systems für kleine Unternehmen ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Dateien und Daten schnell finden können. Legen Sie einheitliche Namenskonventionen für die Kategorisierung von Dokumenten fest und verwenden Sie Metadaten-Tags – also Kennzeichnungen, die Daten über die Daten liefern. Wenn Sie Fotos beispielsweise mit Veranstaltungsnamen, Orten und Daten versehen, können Sie beim Abrufen bestimmter Bilder diese sofort filtern.

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4. Automatisieren Sie Ihren Content Management-Prozess                                               

Als Inhaber:In eines Kleinunternehmens führen Sie Ihr Unternehmen wahrscheinlich entweder alleine oder mit einem kleinen Team. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Workflows in Ihrem Content Management-Prozess gewinnen Sie Zeit, die Sie bisher für Tätigkeiten wie die Weiterleitung von Dokumenten zur Prüfung und den Versand von Aktualisierungen an Ihre Partner aufgewendet haben.

Sie können die Automatisierung auch auf Ihre Sicherheitsmaßnahmen ausweiten – beispielsweise durch den Einsatz von Prüfpfaden zur Überwachung von Änderungen an Ihren Dokumenten und durch die Planung automatischer Online-Backups, um bewährte Verfahren zur Verhinderung von Datenverlusten zu untermauern.

Bedenken Sie weitere Vorteile von Cloud-Backups für kleine Unternehmen.

5. Ermöglichen Sie eine sichere Zusammenarbeit an Dokumenten und Projekten

Eine Umfrage von Storyblok zeigt, dass 58 % der Unternehmen Werkzeuge für die Zusammenarbeit als die wichtigsten Funktionen von CMS-Plattformen betrachten. Achten Sie bei der Suche nach einer geeigneten Software für das Content Management für kleine Unternehmen auf Tools für die sichere Zusammenarbeit, um Probleme durch unbefugte Änderungen oder widersprüchliche Versionen zu vermeiden. Beispiele hierfür sind:

• Versionskontrolle für Dokumente: Erfassen Sie Dateiänderungen, damit Sie bei der Zusammenarbeit die Nachvollziehbarkeit gewährleisten können                      
• Cloud-Arbeitsbereiche: Ermöglichen Sie einen kontrollierten Zugriff auf sensible Daten, indem Sie die Einrichtung sicherer Datei-Portale ermöglichen                        
• Sichere Linkfreigabe: Gewähren Sie autorisierten Personen, die einen Link erhalten, Zugriff auf Inhalte, und legen Sie Ablaufdaten für die vorübergehende Nutzung fest

• Dateisperre: Verhindert, dass andere Benutzer:Innen ein Dokument bearbeiten, während ein anderer Benutzer daran arbeitet, und beugt so versehentlichem Überschreiben oder Löschen vor 

   

Skalieren Sie mit Zuversicht – mit dem besten Content Management-System für kleine Unternehmen

Um diese Best Practices für das Content Management optimal zu nutzen, benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie Dateien sicher erstellen, bearbeiten und bei der Zusammenarbeit nutzen können. Box, der Marktführer im Bereich intelligentes Content Management, bietet Ihnen eine einheitliche Plattform, mit der Sie die Möglichkeiten der KI nutzen und den verborgenen Wert Ihrer Daten erschließen können.

Mit Box für kleine Unternehmen erhalten Sie unbegrenzten Speicherplatz, elektronische Signaturen und KI-Tools, die sich dem Wachstum Ihres Unternehmens anpassen. Darüber hinaus können Sie mit Box jeden einzelnen Content mit derselben Sicherheit und Compliance schützen, auf die weltweit führende Unternehmen vertrauen – und wir sichern den Fluss von Daten über alle Ihre Apps hinweg.

Kontaktieren Sie uns und wir besprechen mit Ihnen Best Practices und Lösungen im Bereich Content Management für Ihr kleines Unternehmen.

** Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.