Bewährte Verfahren zur Verhinderung von Datenlecks bei der Zusammenarbeit von Teams

Zusammenarbeit basiert auf dem Austausch von Daten. Allerdings steigt, wenn Dokumente, E-Mails und Dateien zwischen Teammitgliedern hin- und hergeschickt werden, das Risiko, dass sensible Daten versehentlich oder böswillig in die falschen Hände geraten. Laut einer Studie von Verizon sind 43 % der durch verschiedene Fehler verursachten Sicherheitsverletzungen darauf zurückzuführen, dass etwas an den falschen Empfänger gesendet wurde. 

Durch die Implementierung von Best Practices zur Verhinderung von Datenlecks minimieren Sie das Risiko von Sicherheitsverletzungen in Ihrem Unternehmen, ohne dass die Zusammenarbeit leidet. 

Was ist die Verhinderung von Datenlecks (Data Leakage Prevention, DLP)? 

Der Begriff „Verhinderung von Datenlecks“ bezieht sich auf Strategien und Tools zum Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff und unbeabsichtigter Offenlegung. DLP hat drei Schwerpunktbereiche: 

• Datenidentifikation: DLP-Software unterstützt die Klassifizierung von Inhalten anhand ihrer Sensibilität (z. B. Finanzunterlagen, Kundendaten, geistiges Eigentum), um Datensicherheit und Compliance-Maßnahmen zu priorisieren.
• Datenüberwachung: DLP-Tools überwachen, wie Teams Daten während ihres gesamten Lebenszyklus verwenden, übertragen und speichern – beispielsweise durch das Scannen von Dokumenten nach sensiblen Schlüsselwörtern oder die Verfolgung von Dateibewegungen zwischen verschiedenen Geräten.
• Datenkontrolle: Wenn Ihre DLP-Lösung eine potenzielle Sicherheitslücke erkennt (z. B. wenn ein:e Mitarbeiter:In versucht, ein vertrauliches Dokument extern weiterzugeben), kann sie Maßnahmen ergreifen, wie die Übertragung blockieren, die Daten verschlüsseln oder eine Warnmeldung zur weiteren Untersuchung senden.

Den Unterschied zwischen einer Datenverletzung und einem Datenleck verstehen.

Plädoyer für DLP-Richtlinien 

Die Einhaltung von Best Practices zur Verhinderung von Datenlecks ist besonders wichtig für Teams, die zusammenarbeiten und deren Arbeit den Austausch von Dateien zwischen Abteilungen und sogar externen Partnern umfasst. Hier sind die Gründe, warum Sie DLP-Richtlinien benötigen. 

• Fehler passieren. Ein Teammitglied könnte versehentlich ein vertrauliches Dokument an die falsche E-Mail anhängen oder einen Ordner mit einem größeren Publikum als beabsichtigt teilen.
• Nachlässigkeit kann ebenfalls vorkommen. Eine unsachgemäße Konfiguration der Zugriffskontrollen oder das Versäumnis, Dateien zu verschlüsseln, kann zu einer unbeabsichtigten Offenlegung von Daten führen.
• Nicht alle Lecks sind unbeabsichtigt. Teammitglieder mit böswilligen Absichten könnten absichtlich versuchen, sensible Daten zu stehlen oder weiterzugeben. 

Laut einem Sicherheitsbericht sind Fehlkonfigurationen, Malware/Ransomware und kompromittierte Konten die beunruhigendsten Faktoren für Datenlecks in der Cloud. Mit DLP-Richtlinien implementieren Sie Maßnahmen und bewährte Verfahren, um diese Risiken zu minimieren. 

Ein weiterer Grund, der Anlass zur Sorge gibt, ist die zunehmend komplexe Cyber-Bedrohungslage. Cyberkriminelle entwickeln ständig komplexere Methoden, um in Unternehmenssysteme einzudringen und vertrauliche Daten zu stehlen. Laut dem Bericht „State of Ransomware 2023“ waren im Jahr 2023 zwei Drittel der Unternehmen von dieser Art von Angriffen betroffen. In drei von zehn Fällen, in denen Daten verschlüsselt waren, haben die Angreifer die Daten ebenfalls entwendet. 

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So verhindern Sie Datenlecks: 10 Best Practices 

IBM berichtet, dass 51 % der Unternehmen aufgrund einer Datenverletzung planen, ihre Investitionen in die Sicherheit zu erhöhen. Wenn Sie Ihre Cybersicherheitsmaßnahmen neu ausrichten möchten, beginnen Sie mit Best Practices zur Verhinderung von Datenlecks. 

1. Daten in der Cloud zentralisieren. Die Verwaltung aller Ihrer Inhalte von einem sicheren, umfassenden Standort aus ermöglicht es Ihnen, Maßnahmen zum Schutz vor Datenverlust zu implementieren, die strenger sind, als es bei der Verwaltung der Sicherheit auf einzelnen Geräten der Fall wäre. Mit Dateifreigabelösungen der Enterprise-Klasse profitieren Sie von fortschrittlichen Sicherheits- und Compliance-Mechanismen, die Datenlecks oder -verluste verhindern.
2. Daten verschlüsseln.Verschlüsseln Sie sensible Daten im Ruhezustand und während der Übertragung, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Mit dieser DLP-Funktion machen Sie Ihre Dateien für alle Personen unzugänglich, die keinen Zugriff darauf haben sollten. Selbst im Falle eines Sicherheitsverstoßes bleiben die gestohlenen Daten geschützt.
3. Strenge Authentifizierungsmechanismen durchsetzen. Implementieren Sie eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), um unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern. Zwingen Sie Benutzer:Innen dazu, komplexe Passwörter zu erstellen (mit Mindestlängenanforderungen und einer Mischung aus verschiedenen Zeichentypen). Nutzen Sie die Vorteile von Single-Sign-On-Verfahren (SSO), die die Erstellung und Speicherung individueller Passwörter für verschiedene Anwendungen überflüssig machen.
4. Strenge Richtlinien für den Datenzugriff festlegen. Definieren Sie klare Zugriffskontrollen auf der Grundlage der Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens. Befolgen Sie das Sicherheitsprinzip der geringsten Privilegien und beschränken Sie den Zugriff auf Daten auf diejenigen, die diese für ihre beruflichen Aufgaben benötigen.
5. Datenzugriff überwachen und prüfen. Verfolgen Sie Benutzeraktivitäten und Systemereignisse, um Anzeichen für ungewöhnliches Verhalten zu erkennen. Überprüfen Sie regelmäßig Zugriffsprotokolle und Prüfpfade, um potenzielle Vorfälle und unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen.
6. Systeme regelmäßig aktualisieren und patchen. Führen Sie regelmäßig Schwachstellenanalysen durch, um Sicherheitslücken zu identifizieren und zu beheben, die zu potenziellen Angriffen führen könnten.
7. Endpunkte sichern: Schützen Sie Laptops, Desktops und Mobiltelefone – kritische Angriffspunkte für Sicherheitsverletzungen – mit Endgerätesicherheit (z. B. Antivirensoftware). Durch die Erstellung einer Liste vertrauenswürdiger Geräte verhindern Sie unbeabsichtigten Datenverlust, indem Sie den Zugriff von Geräten blockieren, die nicht für den Zugriff autorisiert oder zugelassen sind.
8. Mitarbeiterschulungen durchführen. Schulen Sie Ihr Team in Best Practices zum Datenschutz, einschließlich der Bedeutung eines sorgfältigen Umgangs mit Enterprise-Inhalten und des Verständnisses potenzieller Risiken für Datenlecks.
9. Inhalte automatisch klassifizieren. Verwenden Sie Richtlinien zur Verhinderung von Datenlecks, um regulierte und geschützte Daten zu identifizieren und entsprechend zu kennzeichnen. Die Datenklassifizierung unterstützt Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (wie HIPAA), die den Schutz personenbezogener Daten regeln.
10. Durchsetzung von DLP automatisieren. Nutzen Sie eine auf maschinellem Lernen basierende Software zur Verhinderung von Datenlecks, um unbefugte Datenübertragungen oder -zugriffe zu überwachen, zu erkennen und zu verhindern. Konfigurieren Sie Ihre DLP-Lösung so, dass die Compliance gewährleistet ist und die Übertragung sensibler Daten verhindert wird. Beispielsweise können Sie Downloads während der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeiter:Innen automatisch einschränken. 

Lernen Sie die besten Funktionen von cloudbasierten Tools für die Zusammenarbeit kennen. 

Schützen Sie Ihre Inhalte mit unserer nativen Lösung zur Verhinderung von Datenlecks 

Box verhindert Datenlecks, ohne dass die Zusammenarbeit beeinträchtigt wird. Mit intelligenten Content Management verwalten Sie alle Dateien Ihres Unternehmens – von Verträgen bis hin zu Notizen – von einem zentralen Ort aus. Dateiverschlüsselung und strenge Zugriffskontrollen (MFA, SSO, detaillierte Berechtigungen und Passwortkontrollen) gewährleisten, dass Sie Dokumente einfach und sicher mit anderen teilen können. 

Mit einem System zur manuellen und automatisierten Sicherheitsklassifizierung von Inhalten und klassifizierungsbasierten Zugriffsrichtlinien trägt Box Shield dazu bei, Datenlecks zu verhindern. Nur autorisierte Benutzer:Innen haben Zugriff auf bestimmte Datentypen. Box bietet außerdem zusätzliche Kontrollen zum Schutz vor Datenlecks, um den Zugriff auf vertrauenswürdige Geräte und autorisierte Standorte zu beschränken. 

Unsere nativen DLP-Funktionen und Technologien zur Erkennung von Bedrohungen nutzen maschinelles Lernen, um bei verdächtigen Aktivitäten oder dem Vorhandensein von Malware eine Warnung auszugeben. Vektorbasierte Wasserzeichen binden unsichtbare Identifikatoren in die Daten ein, wodurch unbefugte Weitergaben auch dann erkannt werden können, wenn die Daten verändert wurden. 

Kontaktieren Sie uns, und wir unterstützen Sie dabei, Ihr Unternehmen an den Best Practices zur Verhinderung von Datenlecks auszurichten.

*Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.