Dokumentenmanagement vs. Schriftgutverwaltung

Das Geschäftsleben von heute bringt es mit sich, dass Sie mit allen möglichen Arten von Inhalten arbeiten müssen.

Von Geheimhaltungsvereinbarungen und Marketingmaterialien bis hin zu Onboarding-Vereinbarungen, Produktspezifikationen und Verkaufsdecks – Inhalte sind die Grundlage jedes Prozesses. Wenn mehrere Teams an denselben Inhalten arbeiten und diese Inhalte mit mehreren Augen überprüfen, benötigen Sie ein effizientes System zur Organisation und Verwaltung aller Inhalte. 

Dokumentenmanagement unterstützt Ihr Unternehmen bei der Kontrolle aller Inhalte, und Schriftgutverwaltung sorgt dafür, dass Ihre Informationen vertraulich und sicher bleiben. Wenngleich es einige Überschneidungen zwischen den beiden Begriffen gibt, unterscheiden sich Dokumentenmanagement und Schriftgutverwaltung doch deutlich voneinander. Erfahren Sie mehr über die Schriftgutverwaltung und Dokumentenmanagement, um zu prüfen, ob Ihr Unternehmen von einem oder beiden Bereichen profitieren kann.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement ist der Organisations- und Kontrollprozess für die Dokumente Ihres Unternehmens. Nach Angaben der Internationalen Organisation für Normung (ISO) fallen Dokumente unter die Kategorie „dokumentierte Informationen“, wozu auch Schriftgut gehört. ISO 9000:2015 Abschnitt 3.8.6 definiert dokumentierte Informationen als Informationen, die von einem Unternehmen kontrolliert und gepflegt werden müssen, einschließlich des Mediums, in dem sie enthalten sind. 

Laut dieser Definition sind Dokumente „Informationen, die für den Betrieb des Unternehmens erstellt wurden“. Gemäß der Norm können Dokumente in jeglichem Format oder Medium vorliegen sowie aus jeglicher Quelle stammen. Die ISO enthält auch eine separate Definition eines Dokuments in Abschnitt 3.8.5: Informationen und das Medium, in dem sie enthalten sind.

Vor diesem Hintergrund finden Sie hier eine Liste der Materialien, die in die Kategorie von Dokumenten fallen:

• E-Mails, die den Eingang einer Rechnung bestätigen oder einen Termin bestätigen
• Aufgabenlisten
• Entwürfe von Mitteilungen
• Verträge
• Marketingtexte
• Produktbeschreibungen und Spezifikationen
• Durchführungsverordnungen
• Testamente
• Rechnungen

Ein Dokument kann in einem beliebigen Medienformat vorliegen, einschließlich:

• Fotos
• Video
• Text
• Papiere

Unternehmen verfügen über unzählige Dokumente in vielen Formaten. Diese Dokumente entwickeln sich weiter, wenn sie bearbeitet oder geändert werden. Es ist wichtig, Dokumente im Auge zu behalten, damit sie nicht verloren gehen und damit unautorisierte Änderungen nicht weitergegeben werden. Hier kann sich ein Dokumentenmanagementsystem als wertvoll erweisen. 

Selbst wenn Sie kein offizielles Dokumentenmanagementsystem haben, nutzen Sie wahrscheinlich jeden Tag eine Form des Dokumentenmanagements. Ohne ein leistungsstarkes System können Dokumente jedoch leicht untergehen. Die Verwaltung von Dokumenten ohne ein effektives System kann zeitaufwändig und frustrierend sein. Aus diesem Grund müssen Sie einen formalen Dokumentenmanagementprozess einrichten, um Ihre Dokumente effizient zu organisieren.

Dokumentenmanagementprozess

Der Dokumentmanagementprozess umfasst in der Regel mehrere Schritte: von der Erstellung eines Dokuments bis zur möglichen endgültigen Speicherung. Der Prozess sieht in etwa folgendermaßen aus.

1. Erstellen

Wie ein Dokument erstellt wird, hängt vom verwendeten Medium und dem Format der Datei ab. Wenn es sich um ein textbasiertes Dokument handelt, kann die Erstellung das Öffnen und Speichern eines Textverarbeitungsdokuments umfassen. Wenn es sich um ein video- oder bildbasiertes Dokument handelt, kann die Erstellung das Hochladen von Video- oder Bilddateien in das Dokumentenmanagementsystem umfassen.

2. Entwurf und Überprüfung

Das erstellte Dokument wird für Mitarbeiter:Innen freigegeben, die Bearbeitungen oder Kommentare hinzufügen können. Im Idealfall ermöglicht es der Dokumentenmanagementprozess Mitarbeiter:Innen, an demselben Dokument zu arbeiten, ohne die Arbeit der anderen zu überschreiben. Mit Funktionen wie Änderungsverfolgung und Dokumentsperre lassen sich Fehler reduzieren und die Zusammenarbeit optimieren. Die Versionskontrolle können Sie einfach zurückgehen und sehen, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden.

Ein Dokumentenmanagementsystem kann auch eine Automatisierung beinhalten, die das Überprüfen von Dokumenten vereinfacht. Automatisierte Funktionen können automatische Tags für Dateien und Rechtschreib- oder Grammatikprüfungen umfassen. 

Abhängig von der Organisation und der Anzahl der Personen, die an dem Dokument arbeiten, kann der Entwurfs- und Überprüfungsprozess fortlaufend sein. Sobald Team A die Änderungen vorgenommen hat, kann es das Dokument an Team B weiterleiten, das es möglicherweise an Team C weitergibt, bevor es für die nächste Phase bereit ist.

3. Zusammenstellung und Genehmigung

Einige Dokumente sind komplexer als andere und müssen möglicherweise zuerst zusammengestellt werden. Ein Dokumentenmanagementsystem kann ein Dokument mithilfe benutzerdefinierter Metadaten zusammenstellen, sodass alle zugehörigen Seiten enthalten sind. Durch den Zusammenstellungsprozess kann sichergestellt werden, dass das Dokument alle gesetzlichen Anforderungen sowie die Unternehmensstandards erfüllt. Ein Arbeitsvertrag oder eine Geheimhaltungsvereinbarung muss beispielsweise konkrete Bestimmungen enthalten.

Sobald das Dokument ausgearbeitet und zusammengestellt wurde, ist der nächste Schritt die Genehmigung. Der Genehmigungsprozess kann das Einholen von Unterschriften für das Dokument umfassen. Ein Unternehmen kann diese Schritte mithilfe einer e-Signatur-Software optimieren.

4. Speicherung und Zugriff

Genehmigte Dokumente müssen irgendwo aufbewahrt werden. In der Vergangenheit war es üblich, Papierversionen auszudrucken oder physische Kopien von Dokumenten in Form von Bändern, DVDs oder Fotos zu sammeln. Physische Formate benötigen einen physischen Lagerort, z. B. einen Aktenraum oder eine externe Lagereinrichtung.

Dank Cloud-Speicher sind keine physischen Aktenschränke, bestimmte Räume oder Einrichtungen mehr erforderlich. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bedeutet, dass Benutzer:Innen von fast überall auf ein Dokument zugreifen und es auf jedes mit dem Internet verbundene Gerät herunterladen können. 

5. Entsorgen

Einige Dokumente müssen zwar ewig aufbewahrt werden, aber nicht alle. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte eine wirksame Option zum Löschen oder Beseitigen von Dokumenten beinhalten, die nicht mehr benötigt werden (oder die aufgrund von Gesetzen oder Richtlinien gelöscht werden müssen). Basierend auf den Branchen- und Compliance-Vorschriften Ihres Unternehmens sollte Ihr System alle geltenden Entsorgungsanforderungen erfüllen.

Was ist die Schriftgutverwaltung?

Schriftgut unterscheidet sich geringfügig von einem Dokument. Schriftgut sind gemäß ISO 9000:2015 Dokumente, die Nachweise über die durchgeführten Aktivitäten oder die erzielten Ergebnisse liefern. Schriftgut kann als Nachweis für Verifizierung, Korrektur- oder Präventivmaßnahmen verwendet werden. Schriftgut kann auch die Rückverfolgbarkeit formalisieren.

Die Vereinten Nationen (UN) definieren Schriftgut als „Informationen, die von einer Organisation oder Person in Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder bei der Abwicklung von Geschäften erstellt, empfangen und als Beweismittel und Informationen aufbewahrt werden“. 

Beispiele für Schriftgut:

• Bestätigungs-E-Mails
• Arbeitsblätter mit Budgetbeschlüssen
• Fotos
• Abschlussberichte

Schriftgut und Dokumenten unterscheiden sich beispielsweise darin, dass Schriftgut im Allgemeinen formeller ist als Dokumente. Sie müssen sehr genau verwaltet werden, da sie bei Bedarf als Beweismittel dienen können. Während sich ein Dokument im Laufe seiner Lebensdauer weiterentwickeln kann, ist Schriftgut abgeschlossen. Sobald ein Inhalt als Schriftgut bezeichnet wurde, gibt es keine Möglichkeit mehr, es zu ändern, ohne neues, gesondertes Schriftgut zu erstellen.

Wie lange ein Unternehmen Schriftgut aufbewahren muss, hängt von der Branche und den geltenden Gesetzen ab. In einigen Fällen muss Schriftgut dauerhaft aufbewahrt werden. In anderen Fällen können sie nach einer bestimmten Anzahl von Jahren oder auf Verlangen der Kunden gelöscht werden. In den USA ist die ordnungsgemäße Entsorgung von Schriftgut gesetzlich geregelt. In der Finanzbranche hat die Börsenaufsichtsbehörde der USA (Securities and Exchange Commission) Regeln für die Erstellung und Entsorgung von Schriftgut. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) legt Regeln und Vorschriften für die Erstellung, Aufbewahrung und Entsorgung von medizinischem Schriftgut fest.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde von der Europäischen Union (EU) erlassen und hat weitreichende Auswirkungen. Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht in Europa ansässig ist, muss es möglicherweise dennoch die Bestimmungen der DSGVO im Bereich der Schriftgutverwaltung einhalten, insbesondere wenn es mit Kunden oder Unternehmen in der EU zusammenarbeitet.

Schriftgutverwaltungsprozess

Zunächst ähnelt der Prozess der Schriftgutverwaltung dem Dokumentenmanagementprozess. Er umfasst Folgendes:

1. Erstellen

Schriftgut beginnt oft als Dokument. Es kann viele Formen annehmen, z. B. Verträge, Fotos und Videos. Je nach Schriftgutstyp müssen möglicherweise mehrere Komponenten erstellt werden. Eine Patientenakte kann beispielsweise Folgendes enthalten: Röntgenaufnahmen eines Patienten, eine schriftliche Anamnese, eine Medikamentenliste, schriftliche Anmerkungen oder Audiokommentare einer Ärztin oder eines Arztes. Schriftgut zu einem Autounfall könnte den Polizeibericht, die Dokumentation von Augenzeugenaussagen sowie Fotos des Schadens umfassen.

2. Entwurf, Überprüfung und Überarbeitung

Je nach Art des zu erstellenden Schriftguts kann es einen Entwurfs-, Überprüfungs- und Revisionsprozess geben, genau wie beim Dokumentmanagement. An diesem Punkt ist es wichtig, jederzeit Benutzerberechtigungen zuzuweisen und zu verfolgen, wer an Schriftgut arbeitet. So lässt sich vermeiden, dass Änderungen überschrieben werden, und das Schriftgut wird so genau wie möglich gehalten.

3. Genehmigen

Schriftgut erfordert möglicherweise auch eine Genehmigung, die mehrere Formen annehmen kann. Beispielsweise können die entsprechenden Parteien Schriftgut unterzeichnen oder ein Gericht kann sie genehmigen.

4. Aufbewahrung

Schriftgut muss sicher aufbewahrt werden, um seine Integrität zu schützen. Oftmals kommt ein Aufbewahrungsplan zur Anwendung. Unternehmen muss Schriftgut je nach ihrer Art möglicherweise Monate, Jahre oder für immer aufbewahren. Der Aufbewahrungsplan bestimmt auch, wo Schriftgut aufbewahrt wird.

Beispiel: Eine Universität muss Schriftgut zu Student:Innen aufbewahren. Wie lange Schriftgut aufbewahrt wird, hängt von der Beziehung der Hochschule zu den einzelnen Student:Innen ab. Bewerberunterlagen von Student:Innen, die sich beworben haben, aber nicht angenommen wurden, müssen in der Regel nicht lange aufbewahrt werden. Eine Schule kann ihr Schriftgut ein Jahr lang aufbewahren und es dann archivieren oder entsorgen. 

Die Unterlagen von Student:Innen, die an der Universität angenommen werden und die das Studium abgeschlossen haben, sollten anders behandelt werden. Oft bewahrt die Hochschule dieses Schriftgut für unbestimmte Zeit oder über viele Jahre nach dem Abschluss auf.

5. Entsorgen

Obwohl es Regeln gibt, wie lange ein Unternehmen Schriftgut aufbewahren muss, sind diese nicht unbedingt ewig gültig. Schriftgut kann entsorgt werden, wenn der Zeitpunkt richtig ist. Das Schriftgutverwaltungssystem eines Unternehmens sollte die richtigen Schritte für die Entsorgung von Schriftgut beschreiben, damit der Prozess korrekt abgewickelt wird. 

Funktionen der Schriftgutverwaltung

Ein effektives Schriftgutverwaltungssystem muss über bestimmte Funktionen verfügen, um die Compliance zu gewährleisten. Die Funktionen sollten an die Branche und die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Dazu gehören:

• Registrierung von Schriftgut: Nach der Erstellung wird Schriftgut eine eindeutige ID zugewiesen, um die Konsistenz während der gesamten Lebensdauer zu gewährleisten.
• Strenge Zugriffskontrollen: Der Zugriff auf Schriftgut muss möglicherweise eingeschränkt werden, d. h., nur Benutzer:Innen mit bestimmten Berechtigungsstufen können es bearbeiten oder darauf zugreifen.
• Aufbewahrungsregeln: Ein Schriftgutverwaltungssystem benötigt Regeln, die festlegen, wie lange Schriftgut aufbewahrt werden kann, wo es gespeichert werden soll und wie die Entsorgung am Ende des Lebenszyklus des Schriftguts erfolgt.
• Auditfunktion: Audits zeigen, wie Schriftgut erstellt wurde, wer es bearbeitet hat, wie es gespeichert und entsorgt wurde.

Was sind die Unterschiede zwischen Dokumentenmanagement und Schriftgutverwaltung?

Ein Unterschied zwischen Schriftgutverwaltung und Dokumentenmanagement besteht darin, dass Schriftgut grundsätzlich Dokumente sind, dass aber nicht alle Dokumente auch Schriftgut sind. Der Prozess der Verwaltung hängt weitgehend davon ab, dass dieser Unterschied verstanden wird. Weitere Unterschiede:

1. Ihre Ziele

Dokumentenmanagement und Schriftgutverwaltung haben unterschiedliche Ziele. Ein Unternehmen, das nach einem Dokumentenmanagementsystem sucht, benötigt wahrscheinlich eine Lösung für all seine Inhalte. Ihr Unternehmen hat möglicherweise unzählig Inhalte wie Verträge, Marketingvideos, Beiträge in sozialen Medien und Produktideen. Ein Dokumentenmanagementsystem soll Ihnen dabei helfen, all diese Inhalte effizient zu verwalten. So wissen Sie genau, wer was bearbeitet hat, in welcher Phase sich ein Inhalt in seinem Lebenszyklus befindet und wo der Inhalt aufbewahrt wird. 

Das Ziel der Schriftgutverwaltung besteht häufig darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Gesetze zu Schriftgut einhält. In vielen Fällen schreiben die Gesetze, dass Schriftgut vertraulich und sicher aufbewahrt wird. Durch die Verwendung eines Schriftgutverwaltungssystems kann Ihr Unternehmen zudem Strafen vermeiden für Verstöße gegen die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Speicherung und Entsorgung von Schriftgut.

2. Ihre Methoden

In der Regel stehen bei einem Dokumentenmanagementsystem Inhalte an erster Stelle. Benutzer:Innen, die nach einem Dokument suchen, können bestimmte Schlüsselwörter verwenden. Da Inhalte beim Dokumentenmanagement von entscheidender Bedeutung sind, kann das System Dokumente basierend auf dem Projekt oder der Person sortieren, die sie erstellt hat. 

Ein Datensatzmanagementsystem konzentriert sich in der Regel eher auf den Kontext als auf den Inhalt. Personen, die auf Schriftgut eines Unternehmens zugreifen, suchen eher eine bestimmte Schriftgutsart, wie einen Arbeitsvertrag oder Beweise zu einem Autounfall, als einen spezifischen Inhalt des Schriftguts. Beispielsweise könnten sie einen Vertrag benötigen, um zu beweisen, dass eine Person an einem bestimmten Datum mit der Arbeit begonnen hat. Sie könnten auch Unfallfotos benötigen, um sie bei einem Gerichtsprozess vorzulegen. 

Personen, die nach Schriftgut suchen, wissen in der Regel, dass sie keine Änderungen daran vornehmen können, wie beispielsweise an einem Vertragsentwurf. Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, kann er nicht mehr geändert werden. Sobald Fotos Beweise geworden sind, können sie nicht mehr verändert werden.

3. Aufbewahrung

Ein weiterer bemerkenswerter Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagementsystem und einem Schriftgutverwaltungssystem ist die Art und Weise, wie jeweils dokumentierte Informationen aufbewahrt werden. Bei einem Dokumentenmanagementsystem besteht das Ziel in der Regel darin, Dokumente so zu speichern, dass sie für die Personen, die sie verwenden müssen, leicht zugänglich sind. Benutzer:Innen könnten ein Dokument schnell aus einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem auschecken, entweder von ihrem Arbeitscomputer oder ihrem Laptop zu Hause. Sie könnten Änderungen daran vornehmen, bevor sie die Dokumente wieder einchecken. 

Wenn andere Benutzer:Innen Zugriff auf dasselbe Dokument benötigen, können sie es von ihrem eigenen Computer aus abrufen, entweder im Büro oder zu Hause. Sie können den Versionsverlauf überprüfen, um zu sehen, welche Änderungen andere Benutzer:Innen vorgenommen haben, und die Bearbeitung nach Bedarf fortsetzen.

Schriftgutverwaltungssysteme unterliegen in der Regel strengeren Speicheranforderungen. Schriftgut wird oft in einem Format gespeichert, das nicht bearbeitet werden kann, da das Ziel die Compliance und nicht das Content Management ist. Da der Kontext für die Schriftgutverwaltung von entscheidender Bedeutung ist, wird Schriftgut in der Regel zusammen mit anderem relevanten Schriftgut gespeichert. Die Regeln dazu, welches Schriftgut wo aufbewahrt werden muss, wird normalerweise von externen Stellen festgelegt.

4. Sicherheit

Sicherheit ist sowohl für die Schriftgutverwaltung als auch für das Dokumentenmanagement wichtig, doch die Form der Sicherheit unterscheidet sich in jedem Fall geringfügig. Beim Dokumentenmanagement geht es oft mehr darum, Inhalte sicher zu halten und für die richtigen Benutzer:Innen zugänglich zu machen. Um ein Dokument sicher zu halten, können Berechtigungen für das Dokument festgelegt werden, und es kann kontrolliert werden, wer was mit dem Dokument tun kann.

Bei der Schriftgutverwaltung muss die Integrität des Schriftguts geschützt werden. Das bedeutet, das kontrolliert wird, wer darauf zugreifen kann, und dass sichergestellt wird, dass das jeweils verwendete System die Sicherheitsanforderungen aller relevanten Vorschriften wie der DSGVO oder der HIPAA erfüllt.

5. Entsorgen

Der Entsorgungsprozess für Dokumente unterscheidet sich häufig von dem für Schriftgut. Bei Dokumenten kann die Entsorgung einfach aus der Löschung eines nicht mehr benötigten Inhalts bestehen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Dokumente zu archivieren, die Ihr Unternehmen nicht mehr benötigt, an einen externen Standort zu verschieben oder sie in einem weniger zugänglichen Bereich Ihres Dokumentenmanagementsystems abzulegen. Auf diese Weise können die Inhalte auch später abgerufen werden, aber sie beanspruchen weder vor Ort noch in der Cloud wertvollen Speicherplatz.

Die Entsorgung von Schriftgut ist oft komplexer. Je nach den geltenden Vorschriften muss Schriftgut möglicherweise so entsorgt werden, dass es für andere völlig unzugänglich ist. In einigen Fällen kann Schriftgut nicht zerstört oder gelöscht werden, sondern muss stattdessen in einem Archiv oder einem Deep Storage abgelegt werden. 

So kann Sie Box Sie beim Dokumentenmanagement unterstützen 

Box ist eine cloudnative Dokumentenmanagementplattform, die den Erstellungs- und Zusammenarbeitsprozess zu Inhalten optimiert. Ihr Team kann von jedem Gerät aus auf Ihre Inhalte zugreifen, wobei Ihre Dokumente stets uneingeschränkt sicher sind. Mit Box können Sie mit allen zusammenarbeiten, auch mit Teammitgliedern und externen Benutzer:Innen. Unsere Plattform bietet einen Versionsverlauf, damit Sie sehen können, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat. Sie können Dokumente auch kommentieren und Links freigeben. 

Wenn Ihr Unternehmen über bevorzugte Apps wie Google Workspace oder Microsoft 365 verfügt, können die Teams diese problemlos mit Box verwenden. Unsere Plattform lässt sich nahtlos in andere Systeme und Anwendungen integrieren. So können Sie Ihre Produktivität steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass keine Dokumente zurückbleiben.

Unsere Dokumentenmanagementplattform bietet folgende Funktionen:

• Erstellung von Inhalten
• Zusammenarbeit und Bearbeitung
• Organisation und Klassifizierung
• Automatisierte Workflows
• Gewinnung von Erkenntnissen
• Speicherung und Zugriff
• Sicherheit und Kontrolle
• Aufbewahrung und Entsorgung
• Integration mit anderen Apps
• Eingebettete Apps

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Da jeder Geschäftsprozess heutzutage auf Inhalte angewiesen ist, benötigen Sie eine sichere Plattform, mit der Sie den gesamten Inhaltslebenszyklus verwalten können und mit der Sie problemlos mit anderen zusammenarbeiten können. Dokumentenmanagement ist nur eines der Tools für die Zusammenarbeit in der Content Cloud. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo.

** Wir halten unser unerschütterliches Engagement für das Angebot von Produkten und Dienstleistungen mit branchenführenden Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Informationen aufrecht. Die in diesem Blogbeitrag bereitgestellten Informationen sind nicht als Rechtsberatung gedacht. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen ausdrücklich, bei der Beurteilung der Einhaltung der geltenden Gesetze ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen.