Automatisierung von Dokumenten-Workflows: Beispiele und Best Practices

Ohne die richtigen Lösungen für den Dokumenten-Workflow können sich kleine Probleme zu Krisen auswachsen. Tippfehler können Überarbeitungen nach sich ziehen. Versäumte Fristen können sogar zu Neuverhandlungen führen. Die Verwaltung von Dokumenten muss nicht kompliziert sein.

Wenn sich Workflows nicht mehr allein durch menschliche Anstrengungen aufrechterhalten lassen, kann die Automatisierung von Dokumenten-Workflows eine Lösung darstellen. Indem Sie einen schnelleren und zuverlässigeren Ablauf von Aufgaben und Daten in Ihrem gesamten Unternehmen gewährleisten, optimieren Sie komplexe Geschäftsprozesse.

Sehen wir uns die wichtigsten Merkmale automatisierter Dokumenten-Workflows an, zusammen mit Beispielen und Best Practices für die Verwaltung von Inhalten während ihres gesamten Lebenszyklus.

Wichtige Highlights:

• Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows bezeichnet den Einsatz von Technologie zur Optimierung dokumentenbezogener Prozesse wie Erstellung, Verwaltung und Weiterleitung.
• Beispiele für automatisierte Dokumenten-Workflows sind das Onboarding neuer Mitarbeiter:Innen, die elektronische Vertragsunterzeichnung, die Überwachung der Compliance und die Weiterleitung von Dokumenten.
• Durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows verbessern Sie die Genauigkeit der Inhalte, fördern die Zusammenarbeit mit den Beteiligten und sparen Zeit, die Sie sonst für Überarbeitungen aufwenden müssten.
• Mit Box erhalten Sie eine intelligente Plattform für die Automatisierung von Dokumenten-Workflows – mit vorgefertigten Vorlagen, Echtzeit-Verfolgung, unbegrenzten elektronischen Signaturen und Content-Management, um Prozesse effizient und konform zu halten.

Was ist die Automatisierung von Dokumenten-Workflows?

Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows bezeichnet den Einsatz von Technologie zur Automatisierung und Optimierung von Aufgaben innerhalb eines dokumentengesteuerten Prozesses. Dies beinhaltet die Implementierung regelbasierter Systeme, um manuelle Eingriffe bei Aktivitäten wie dem Extrahieren von Daten aus umfangreichen Berichten oder der Weiterleitung von Verträgen zur elektronischen Unterschrift zu reduzieren.

Das Ergebnis? Effizientere Dokumentenverwaltung und Genehmigungsverfahren, die nicht nur Zeit sparen, sondern Ihnen auch Folgendes ermöglichen:

• Skalieren Ihrer Geschäftsabläufe, indem Sie Ihrem Team die Möglichkeit geben, ein erhöhtes Dokumentenvolumen ohne zusätzliche Ressourcen zu bewältigen.
• Verbesserung der Customer Experiences durch schnellere und präzisere Angebote, Onboarding-Materialien und Support-Dokumentationen
• Verbesserte Compliance-Kontrollen durch automatisierte Nachverfolgung und Dokumenten-Prüfpfade

Erfahren Sie, wie Sie mit der Automatisierung von Enterprise-Workflows beginnen können.

Warum Sie Dokumenten-Workflows automatisieren sollten

Gartner prognostiziert, dass bis 2026 30 % der Enterprises mehr als die Hälfte ihrer Netzwerkaktivitäten automatisieren werden. Mitte 2023 lag dieser Anteil noch bei weniger als 10 %. Dieser Trend zeigt, dass Unternehmen zunehmend darauf bedacht sind, mehr Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen und intelligente Inhalte zu nutzen, um schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Automatisierte Content-Workflows ermöglichen es Ihnen, sich effizient an wachsende Datenmengen anzupassen, indem Sie Dokumente weiterleiten und Benachrichtigungen über Änderungen in Echtzeit erhalten. So behalten Teams den Überblick über ihre Aufgaben und können Genehmigungen optimieren, ohne Aktualisierungen manuell nachverfolgen zu müssen.

Mit der Automatisierung von Dokumenten-Workflows können Sie:

• Tippfehler und Fehler bei der Dateneingabe reduzieren mit Formatierungsregeln, die zur Wahrung der Genauigkeit der Inhalte beitragen
• Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördern mit Tools und zentralisiertem Dateizugriff für Teammitglieder und externe Partner
• Transparenz erhöhen durch Verfolgung des Dokumentenstatus während des gesamten Workflows
• Den Prozess der Inhaltsprüfung von Verträgen, Marketingmaterialien und anderen Geschäftsdokumenten vereinfachen, indem Versionskontrolle und Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung bereitgestellt werden.

Informieren Sie sich über Tipps zur gemeinsamen Bearbeitung, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Beispiele für automatisierte Dokumenten-Workflows für Unternehmen

Der Einsatz von Automatisierung zur Optimierung von Workflows ist für viele Branchen von entscheidender Bedeutung geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Um die Prozesse des Content Managements agiler zu gestalten, sehen Sie sich Beispiele dafür an, was Sie mit Lösungen für den Dokumenten-Workflow automatisieren können.

Erfahren Sie, warum die Automatisierung digitaler Workflows für Unternehmen wichtiger denn je ist.

Best Practices zur Automatisierung Ihrer Dokumenten-Workflows

Reduzieren Sie den Aufwand für Überarbeitungen und Freigaben mit diesen vier bewährten Methoden zur effektiven Automatisierung von Dokumenten-Workflows.

1. Suchen Sie nach einer Plattform, die mit Tools zur Dokumentenautomatisierung ausgestattet ist.

Viele Unternehmen befinden sich noch in der Lernphase, wie man effektive Workflows aufbaut – die Association for Intelligent Information Management (AIIM) berichtet, dass nur 29 % der Unternehmen ihre Fähigkeiten im Bereich Prozess- und Workflow-Design als fortgeschritten oder fachkundig einschätzen.

Wenn Sie die Implementierung eines Systems zur Dokumentenverwaltung planen, sollten Sie darauf achten, dass es über leistungsstarke Tools zur Automatisierung von Datei-Workflows, umfangreiche Schulungsressourcen und einen dedizierten Support verfügt, damit Ihr Team schnell einsatzbereit ist und die Funktionen des Systems optimal nutzen kann.

Bei der Bewertung von Tools zur Dokumentenautomatisierung sollten Sie den folgenden Funktionen Priorität einräumen:

• Ereignisgesteuerte Aktionen: Die Automatisierung nachfolgender Schritte in einem Workflow beschleunigt Dokumentenprozesse. Sobald Sie beispielsweise einen Vertrag genehmigen, wird automatisch eine Benachrichtigung an ein Mitglied des Rechtsteams zur Überprüfung gesendet, oder bei einer bestimmten Dateneingabe leiten Sie eine Rechnung an die Finanzabteilung weiter.
• Workflow-Vorlagen: Vorgefertigte, standardisierte Prozessabläufe reduzieren die Einrichtungszeit erheblich, sodass Sie schnell Genehmigungshierarchien und Fristen entsprechend Ihren Anforderungen definieren können.
• Dokumentversionskontrolle: Durch die Aufbewahrung eines vollständigen Verlaufs aller Dokumentüberarbeitungen ermöglichen Sie es Benutzer:Innen, Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren. Wenn alle mit der neuesten Version arbeiten, sorgen Sie für eine optimierte Zusammenarbeit und minimieren Verwirrung, die durch mehrere Kopien entstehen kann.
• Push-Benachrichtigungen: Echtzeit-Benachrichtigungen liefern den Benutzer:Innen Daten über neue Aufgaben, Aktualisierungen oder Fristen im Zusammenhang mit Dokumenten. Sie können E-Mail- oder Benachrichtigungen über Apps einrichten, um die Beteiligten zu informieren, wenn ein Vertrag zur Unterschrift bereitsteht.
• Enterprise-Metadatenverwaltung: Durch die Konsistenz der Metadaten können Automatisierungssysteme Dokumente auf Grundlage ihrer spezifischen Eigenschaften bearbeiten. Beispielsweise kann ein Dokument, das mit dem Metadatentyp „Vertrag“ gekennzeichnet ist, automatisch einen Workflow auslösen, um es zur rechtlichen Prüfung weiterzuleiten.

Entdecken Sie die Vorteile der Implementierung eines Systems zur Workflow-Verwaltung.

2. Verbinden Sie Ihre Lösung mit bestehenden Systemen

Wenn sich Ihre Software für die Verwaltung von Dokumenten-Workflows nicht problemlos in Ihr bestehendes CRM-System oder Ihre Speicherplattform integrieren lässt, werden Sie langfristig mit weiteren Schwierigkeiten konfrontiert sein. Laut dem Bericht „State of Process Orchestration and Automation 2025” von Camunda empfinden 85 % der Unternehmen das Prozessmanagement als komplexer, wenn automatisierte Aufgaben kombiniert werden. 56 % führen diese Komplexität auf Altsysteme zurück, deren Anbindung eine Herausforderung darstellt.

Halten Sie Ausschau nach Lösungen, die Cloud-App-Integration und Workflow-APIs bieten, die einen nahtlosen Datenfluss zwischen den von Ihnen bereits verwendeten Systemen ermöglichen.

Entdecken Sie die gängigsten Arten von APIs und ihre Vorteile für Unternehmen.

3. Implementieren Sie zuverlässige Sicherheitskontrollen

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung von Dokumenten-Workflows sollte Sicherheit oberste Priorität haben. Daten dürfen nicht durch Sicherheitsverletzungen, Compliance-Verstöße oder sogar durch Systemausfälle gefährdet sein.

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Plattform Sicherheitskontrollen der Enterprise-Klasse wie Datenklassifizierung und digitale Wasserzeichen bietet, da diese Funktionen dabei helfen, sensible Dateien in großem Umfang zu kennzeichnen und unbefugte Änderungen zu verhindern.

4. Wählen Sie Dokumenten-Workflow-Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen

Stellen Sie sich vor, Sie implementieren eine Software zur Automatisierung von Dokumenten-Workflows, die große Datenmengen nicht verarbeiten kann, wodurch die Leistung beeinträchtigt wird und die Benutzer:Innen frustriert sind. Ohne skalierbaren Cloud-Speicher stoßen Sie schnell an Grenzen, insbesondere bei der Arbeit mit komplexen Multimediadateien.

Entscheiden Sie sich für Lösungen, die hochauflösende digitale Assets und mehrere Benutzer:Innen gleichzeitig unterstützen. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Gedanken über Zugriffsbeschränkungen und Unterbrechungen des Workflows machen.

Beschleunigen Sie Ihre Arbeit mit der besten Software für Dokumenten-Workflows

Die Automatisierung eines geschäftlichen Dokumenten-Workflows muss kein einheitlicher Prozess sein. Mit Box erhalten Sie eine zentralisierte Plattform, auf der Sie Ihre Geschäftsdokumente sicher erstellen, speichern und organisieren können. Dabei können Sie Automatisierungstools nutzen, um Ihre Content-Workflows mühelos zu erstellen und anzupassen.

Als führender Anbieter von intelligenten Content Management bieten wir Ihnen eine Reihe von Lösungen zur Automatisierung dokumentenorientierter Workflows:

• Vorkonfigurierte Vorlagen, Aktivitätsverfolgung und APIs zur Beschleunigung von Prozessen mit Box Relay
• Software für die Dokumentenverwaltung mit unbegrenztem Speicherplatz und KI-gestützten Warnmeldungen zur Erkennung potenzieller Sicherheitsbedrohungen
• Dynamische Dokumentenerstellung für jeden Prozess mit Box Doc Gen
• Unbegrenzte elektronische Signaturen ohne zusätzliche Kosten mit Box Sign
• Ereignisbasierte Aufbewahrung und flexible Zeitpläne zur Aufrechterhaltung der Kontrolle über Dokumentenlebenszyklen mit Box Governance

Kontaktieren Sie uns, damit wir gemeinsam besprechen können, wie wir die Automatisierung Ihres Dokumenten-Workflows an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

* Wir setzen utns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.