Die wichtigsten Funktionen sicherer Tools der Enterprise-Klasse für die Zusammenarbeit

Ihr Team nutzt Tools für die Zusammenarbeit, um gemeinsam Projekte schneller abzuschließen. Allerdings bergen genau die Tools, die Teamarbeit ermöglichen, Risiken, wenn sie nicht ordnungsgemäß gesichert sind. 

Etwa drei von vier Sicherheitsverletzungen sind auf menschliches Versagen zurückzuführen, sei es durch Fehler, Missbrauch oder Social-Engineering-Angriffe. Die Sensibilisierung für Cybersicherheit und entsprechende Schulungen sind zwar unerlässlich. Allerdings können Sie sich bei der Risikominderung nicht ausschließlich auf den Faktor Mensch verlassen. Sie benötigen außerdem Tools für die Zusammenarbeit mit Sicherheit der Enterprise-Klasse. Die Implementierung automatisierter Sicherheitsvorkehrungen stellt ein unverzichtbares Sicherheitsnetz zum Schutz Ihrer Inhalte dar. 

So wählen Sie Ihre Software für sichere Zusammenarbeit aus 

Eine effektive Zusammenarbeit im Team erfordert den Austausch von Daten und Dateien mit anderen, damit alle Beteiligten hinsichtlich der Projektziele und -aufgaben stets auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie allerdings keine strengen Sicherheitskontrollen eingerichtet haben, könnten unbefugte Personen Zugriff auf Ihr System und Ihre Daten erhalten. 

Achten Sie bei der Auswahl von Tools für die sichere Online-Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen darauf, dass diese über die folgenden 11 Funktionen und Fähigkeiten verfügen.  

1. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) 

MFA erhöht die Sicherheit, da vor dem Zugriff auf Konten oder sensible Daten mehrere Formen der Verifizierung erforderlich sind. Laut diesem Microsoft Digital Defense Report reduziert MFA das Risiko einer Konto-Kompromittierung um 99,2 %. 

Mit MFA müssten Angreifer selbst bei Kompromittierung der Anmeldeinformationen einen Code eingeben, der über eine Authentifizierungs-App generiert, per SMS empfangen oder von einem physischen Token abgerufen wird. In einigen Fällen umfasst die zusätzliche Schutzebene eine biometrische Authentifizierung (wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung). 

2. Einmalige Anmeldung (Single Sign-On, SSO) 

In einer Umfrage von Keeper gaben gerade einmal 25 % der Befragten an, dass sie für alle ihre Konten sichere, einzigartige Passwörter verwenden. Das ist insofern besorgniserregend, als eine unzureichende Sorgfalt im Umgang mit Passwörtern eine der Hauptursachen für Sicherheitsverletzungen darstellt. 

Mit SSO können Sie das Risiko von Sicherheitsverletzungen im Zusammenhang mit Passwörtern verringern, da Sie sich nicht mehrere Passwörter merken müssen. Sie können stattdessen mit nur einem Satz von Anmeldeinformationen auf mehrere Anwendungen zugreifen. Dadurch wird der Authentifizierungsprozess optimiert und die Sicherheit erhöht. 

3. AES-256-Bit-Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung 

Die AES-256-Bit-Verschlüsselung gilt als nahezu unknackbar und bietet durch Verschlüsselung der Daten mit einem 256-Bit-Schlüssel ein Höchstmaß an Sicherheit. Diese Technik erschwert es Unbefugten erheblich, Ihre Daten zu entschlüsseln. Ebenso wichtig ist die Verschlüsselung von Daten sowohl bei der Speicherung (im Ruhezustand) als auch bei der Übertragung zwischen Geräten oder Servern (während der Übertragung). 

4. Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und Berechtigungsvergabe 

RBAC (Role-based Access Control) definiert Berechtigungen auf der Grundlage vordefinierter Rollen innerhalb Ihres Unternehmens und stellt sicher, dass Benutzende nur auf die Ressourcen zugreifen können, die für ihre Aufgaben erforderlich sind. Auf diese Weise begrenzen Sie die Exposition sensibler Daten und verringern das Risiko von unbefugtem Zugriff oder Datenkompromittierungen. 

Die Berechtigungsvergabe ist besonders dann praktisch, wenn Sie Dateien mit Kolleg:Innen teilen. Sie legen Kontrollen fest, die bestimmen, was Personen mit Ihren Dokumenten tun können (z. B. die Möglichkeit zum Bearbeiten oder Herunterladen einschränken). Dank fortschrittlicher Funktionen für die sichere Zusammenarbeit können Sie außerdem Ablaufdaten für freigegebene Dateien festlegen und optional einen Passwortschutz aktivieren – eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Durch die Implementierung von RBAC und die Vergabe von Berechtigungen innerhalb Ihrer sicheren Tools der Enterprise-Klasse für die Zusammenarbeit schaffen Sie die Voraussetzungen für eine reibungslose Teamarbeit und behalten gleichzeitig die Kontrolle über den Zugriff auf sensible Daten. 

5. Gerätevertrauen 

Sie können detaillierte Besitz- oder Sicherheitsanforderungen für Geräte (verwaltete und persönliche) festlegen. Ihr Unternehmen kann beispielsweise vorgeben, dass alle Geräte, die auf sein Netzwerk zugreifen, über einen Passcode, ein Zertifikat oder Kontrollen für die Festplattenverschlüsselung und einen Virenschutz verfügen müssen. 

6. IP-Zulassungsliste 

Tools für sichere Zusammenarbeit, die IP-Zulassungslisten unterstützen, beschränken den Zugriff auf ein System, Netzwerk oder eine Anwendung auf der Grundlage einer vordefinierten Liste zugelassener IP-Adressen. Sie legen fest, welche IP-Adressen auf das System zugreifen dürfen. Alle anderen werden blockiert. Dieser Ansatz steht im Gegensatz zu einer IP-Sperrliste, die den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen verweigert. 

7. Versionskontrolle und Auditing 

Mit der Versionskontrolle für Dokumente können Sie Änderungen an Ihren Inhalten im Laufe der Zeit verwalten und nachverfolgen. Diese Funktion ermöglicht einen einfachen Vergleich zwischen verschiedenen Versionen und bietet die Möglichkeit, bei Bedarf zu einem früheren Zustand zurückzukehren. Sie können unbefugte Änderungen oder Manipulationen verhindern und so die Genauigkeit und Zuverlässigkeit kritischer Daten gewährleisten. 

Und dank Auditing erhalten Sie detaillierte Aufzeichnungen über die Aktivitäten von Benutzenden, z. B. wer wann auf ein Dokument zugegriffen oder es geändert hat, was Ihnen bei der Wahrung der Compliance und der Identifizierung potenzieller Sicherheitsverletzungen hilft. 

8. Daten-Governance 

Eine 2024 durchgeführte Umfrage unter Führungskräften aus dem Bereich Daten ergab, dass für 88 % der Befragten Datensicherheit und Compliance eine hohe Priorität haben und noch vor KI rangieren. Eine effektive Daten-Governance gewährleistet Datenqualität, -integrität, -sicherheit und -Compliance, indem sie die Speicherung, Verwaltung, Aufbewahrung und den Schutz der Daten während ihres gesamten Lebenszyklus regelt. 

Mit einer Lösung der Enterprise-Klasse können Sie vordefinierte Regeln auf Daten anwenden, die in Ihrer Plattform für die Zusammenarbeit oder Ihrem Unternehmenssystem gespeichert sind. Zum Beispiel: 

• Aufbewahrungsrichtlinien definieren Regeln für die Verwaltung des Datenlebenszyklus und legen fest, wie lange Daten aufbewahrt werden und wann sie gelöscht werden müssen
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind Vorgaben zur Aufbewahrung von Daten, die für Gerichtsverfahren oder Ermittlungen relevant sind, um deren Löschung zu verhindern, selbst wenn sie unter eine Aufbewahrungsrichtlinie fallen
• Datenresidenz bezeichnet die Anforderung, dass Daten an bestimmten geografischen Standorten oder in bestimmten Gerichtsbarkeiten gespeichert werden müssen, um die Compliance mit lokalen Vorschriften oder vertraglichen Vereinbarungen zu gewährleisten 

Ein multinationales Finanzinstitut könnte beispielsweise verpflichtet sein, Kundentransaktionsdaten ein Jahr lang in einer bestimmten Region zu speichern, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, und gleichzeitig Aufbewahrungspflichten anzuwenden, um relevante Daten im Rahmen laufender Rechtsstreitigkeiten vorzuhalten. 

9. Vektorbasierte Wasserzeichen 

Durch die Einbettung eindeutiger Identifikatoren oder Metadaten in die Vektorgrafiken einer Datei können Sie mit vektorbasierten Wasserzeichen sensible Dokumente, Bilder und Designs vor unbefugter Verbreitung oder Änderung schützen. 

Im Bereich des Content Managements in den Life Sciences können Sie beispielsweise Forschungs- und Entwicklungsunterlagen mit Zeitstempeln versehen oder IDs verwenden. Sollte jemand versuchen, eine Datei an Unbefugte weiterzugeben, wird das Wasserzeichen mit all diesen Details ebenfalls weitergegeben, sodass Ihr Unternehmen die undichte Stelle bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen kann. 

10. Compliance-Kontrollen 

Regulatorische Compliance- Vorgaben erfordern Maßnahmen wie eine zuverlässige Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung, kontinuierliche Sicherheitsbewertungen und Prüfpfade, um sensible Daten zu schützen und Risiken zu minimieren. 

Bei der Auswahl einer Plattform für sichere Zusammenarbeit sollten Sie sicherstellen, dass deren Compliance- Möglichkeiten Ihren regulatorischen Anforderungen entsprechen. Je nach Art Ihres Unternehmens müssen Sie Compliance mit bestimmten Cybersicherheits- und Datenschutzrichtlinien nachweisen. Beispielsweise muss ein Unternehmen im Gesundheitswesen die HIPAA-Vorschriften zum Schutz von Patientendaten einhalten, während für E-Commerce-Unternehmen die PCI-DSS-Standards zum Schutz von Zahlungskartendaten und zur Verhinderung von Betrug maßgeblich sind. 

11. Erkennung von Sicherheitsmängeln und Verhinderung von Datenlecks 

Die kontinuierliche Überwachung Ihres Netzwerkverkehrs, des Verhaltens der Benutzenden und der Systemaktivitäten helfen Ihnen bei der Erkennung von Anomalien, verdächtigen Mustern oder bekannten Cyberangriffen. 

Beispielsweise können sichere Tools für Zusammenarbeit mit Funktionen zur Erkennung von Sicherheitsmängeln ungewöhnliche Anmeldeversuche von einem unbekannten Standort melden und so auf eine mögliche Kompromittierung des Kontos hinweisen. Fortgeschrittenere Lösungen nutzen auch künstliche Intelligenz (KI) zur Analyse von Kontexten und zur Identifizierung bösartiger Inhalte sowie potenzieller Datendiebstähle. 

Sie können den Schutz sensibler Daten auch mit klassifizierungsbasierten Sicherheitskontrollen, die je nach Klassifizierungsstufe Ihrer Inhalte geeignete Maßnahmen anwenden, automatisieren. Dies trifft auf Software für sichere Zusammenarbeit zu, die Dateien automatisch auf personenbezogene Daten (Personal Identifiable Information, PII) überprüft und von Administrierenden festgelegte Richtlinien anwendet, um das Risiko von Datenlecks zu verringern. 

Erfahren Sie mehr über die 21 besten Funktionen und Möglichkeiten von Cloud-Tools für die Zusammenarbeit. 

Sichere Team-Zusammenarbeit mit Box 

Box vereinfacht die Zusammenarbeit und bietet Ihnen gleichzeitig die Gewissheit, dass alle Ihre Inhalte sicher sind. Mit Intelligenten Content Management von Box können Sie alle Ihre Inhalte auf einer umfassenden Plattform zentralisieren, auf der Sie Dateien erstellen, speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten können. 

Wir haben Sicherheit und Compliance zu unserer obersten Priorität gemacht und so das Vertrauen von mehr als 100.000 Unternehmen gewonnen. Unsere Kundschaft profitiert von fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen der Enterprise-Klasse, wie zum Beispiel: 

• Starke Benutzerauthentifizierung mit AES-256-Bit-Verschlüsselung
• Vektorbasierte Wasserzeichen
• Sieben benutzerfreundliche Freigaberollen
• Device Trust
• Warnungen bei verdächtigen Aktivitäten
• Erkennung von Ransomware
• Dateiversionierung und zentralisierte Audit-Protokolle
• Aufbewahrungsrichtlinien, gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• Kontrollen zur Datenresidenz 

Unsere Compliance-Zertifizierungen umfassen FedRAMP, PCI DSS, FIPS 140-2, DSGVO, HIPAA, GxP-Validierung, NIST 800-53, SOC und weitere. 

Nehmen Sie Kontakt zu unserem Team auf, und wir zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Ihnen unsere Tools für sichere Zusammenarbeit bieten.

**Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.