Was ist Cloud-Migration?

Cloud-Migration ist der Prozess des Transfers der digitalen Ressourcen eines Unternehmens – darunter Server, Speicher, Anwendungen und Daten – von älteren, lokal betriebenen Systemen in eine cloudbasierte Umgebung. Ganz gleich, ob Sie ein großes oder kleines Unternehmen führen – diese Umstellung ist unerlässlich, um die wachsenden Arbeitslasten zu bewältigen und Ihre Initiativen zur digitalen Transformation voranzutreiben.

Eine Migration in die Cloud ist allerdings weitaus komplexer als das Verschieben eines Dokuments von einem Ordner in einen anderen. Sie umfasst auch die Umstrukturierung Ihrer Ressourcen sowie die Anpassung von Systemen und Workflows, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte bei Bedarf verfügbar bleiben.

Schauen wir uns einmal genauer an, was bei einem Umzug in die Cloud zu beachten ist und wie sich ein reibungsloser Übergang gewährleisten lässt.

Wichtige Highlights:

• Cloud-Migration ist der Prozess, bei dem die digitalen Ressourcen Ihres Unternehmens – darunter Server, Anwendungen und Daten – von lokalen Systemen in eine Cloud-Infrastruktur verlagert werden
• Die Migration in die Cloud bietet zahlreiche Vorteile, wie Skalierbarkeit, Kosteneffizienz, Dateninteroperabilität, höhere Sicherheit und vieles mehr
• Die Migration von lokalen Systemen in die Cloud gelingt am besten, wenn Sie die Datenübertragung sorgfältig planen und die richtigen Tools auswählen, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
• Box Shuttle ist eine nahtlos integrierte Plattform für die Migration von Altsystemen in die Cloud und bietet anpassbare Einstellungen, sichere Integrationen sowie Tools für den Einsatz vor Ort und in der Cloud

Was Sie über die Migration in die Cloud wissen müssen

Seit jeher speicherten Unternehmen ihre Daten an vielen physischen und digitalen Orten, darunter Netzwerk-Dateifreigaben, EFSS-Tools (Enterprise File Synchronization and Sharing) sowie ältere ECM-Systeme (Enterprise Content Management).

Aufgrund dieser Fragmentierung war es für viele Unternehmen jedoch schwierig, auf ihre Daten zuzugreifen und deren Sicherheit zu gewährleisten. Indem Sie das Lebenszyklusmanagement Ihrer Inhalte in die Cloud verlagern, stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge, Vereinbarungen und sonstigen Dateien jederzeit und von jedem Ort aus über eine Internetverbindung zugänglich sind.

Falls dieser Prozess neu für Sie ist, haben wir hier einige grundlegende Informationen zur Cloud-Migration für Sie zusammengestellt:

• Die cloudbasierte Migration eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholder:Innen, was bedeutet, dass Aufgaben schneller und effizienter erledigt werden können
• Die Content-Migration, d. h. die Verlagerung aller verstreuten Dateien an einen einzigen Speicherort, kann je nach dem von Ihnen genutzten Cloud-Migrationsdienst und dem Umfang der betroffenen Daten sehr zeitaufwendig sein
• Mit der Migration in die Cloud werden Ihre Arbeitsabläufe optimiert, indem doppelte Dateien entfernt oder Ihre IT-Prozesse angepasst werden. Dies wird einen großen Einfluss darauf haben, inwieweit Sie die Vorteile nutzen können

Entdecken Sie 8 Tipps für Unternehmen, die noch keine Erfahrung mit der Cloud haben.

Argumente für die Cloud-Migration

Die Migration zu Cloud-Diensten ist eine gängige Strategie, die zahlreiche Unternehmen verfolgen. Laut dem „State of the Cloud Report 2025“ von Flexera von Flexera werden derzeit 55 % der Workloads von Großunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen in Public Clouds ausgeführt. 

Die Rolle der Cloud bei der digitalen Transformation ist einer der Gründe, warum Unternehmen Altsysteme aufgeben. Mit einer cloudbasierten Plattform können Sie die Kapazitäten je nach Bedarf nach oben oder unten anpassen und zahlen nur für das, was Sie tatsächlich nutzen, anstatt eine teure Infrastruktur vor Ort unterhalten zu müssen. Diese Flexibilität verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es Ihnen, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Allerdings gibt es noch einen weiteren Faktor, der die Migration von Unternehmen in die Cloud beschleunigt: die Einführung von Enterprise-KI. 

Im Gegensatz zu Altsystemen, die sich nicht in KI-gestützte Workflows integrieren lassen, ermöglichen Cloud-Lösungen Einblicke in Echtzeit und Automatisierung. Dadurch werden Prozesse vereinfacht und Sie können einen größeren Mehrwert aus Ihren unstrukturierten Daten – darunter Dokumente, Mediendateien und andere Informationen, die kein strukturiertes Format aufweisen – ziehen.

Erfahren Sie, welche wesentlichen Schritte für die Entwicklung einer erfolgreichen Enterprise-KI-Strategie erforderlich sind.

Vorteile der Cloud-Migration

Cloud-Migrationen können für viele verschiedene Unternehmen, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, einen erheblichen Mehrwert bieten. Entdecken Sie die Vorteile für Ihren Geschäftsbetrieb.

1. Skalierbarkeit

Für kleine Unternehmen ist die Cloud-Migration unter anderem deshalb attraktiv, weil sie das Wachstum fördert, skalierbaren Cloud-Datenspeicher bietet und die Anschaffung kostspieliger neuer Server vor Ort überflüssig macht.

Eine flexible Cloud-Speicherkapazität bewältigt zudem steigende Anforderungen, wie beispielsweise einen Traffic-Anstieg während eines Online-Sales oder die Einrichtung neuer Geschäftsstandorte – was mit der Cloud wesentlich einfacher ist.
 

2. Kosteneffizienz

Eine von Box gesponserte Forrester-Studie ergab, dass Unternehmen, die in die Cloud umgezogen sind, Produktivitätssteigerungen verzeichnen konnten, die zu Einsparungen in Höhe von 14,5 Mio. US-Dollar führten. Cloudbasierte Systeme vereinfachen zudem die IT-Infrastruktur und sparen Ihrem Team Zeit, die ansonsten für die Wartung komplexer Tools aufgewandt werden müsste.

Ein weiterer Vorteil der Cloud-Migration besteht darin, dass die Kosten für das Datenlebenszyklusmanagement keine Investitionsausgaben mehr darstellen, sondern als Betriebsausgaben ausgewiesen werden – ein Modell, das für wachsende Unternehmen oft besser zu bewältigen ist.

3. Dateninteroperabilitätrability

Cloud-Migrationsdienste gewährleisten zudem die Dateninteroperabilität, was bedeutet, dass Ihre Daten zwischen verschiedenen Tools oder Abteilungen übertragen werden können, ohne dass manuelle Eingriffe oder umfangreiche Neuformatierungen erforderlich sind. 

Wenn sich Ihre Daten in der Cloud befinden, können Ihre Mitarbeiter:Innen dank der integrierten Sicherheitsfunktionen sofort von zu Hause aus oder über ihr Smartphone arbeiten. Sie können auch von außerhalb des Unternehmensnetzwerks auf ihre Inhalte zugreifen.

Lesen Sie unseren Leitfaden zu Best Practices für die Einrichtung von Remote-Arbeit.

4. Mehr Sicherheit

Beim Thema Cloud-Sicherheit können Sie darauf bauen, dass Ihr Serviceanbieter stets über die neuesten Bedrohungen und Technologietrends auf dem Laufenden ist und Updates sowie Fehlerbehebungen automatisch bereitstellt, ohne dass Ihr IT-Team diese implementieren muss. 

Ein weiterer Vorteil eines benutzerfreundlichen, schnellen Cloud-Programms besteht darin, dass es „Shadow-IT“ verhindert, wodurch das Risiko von Sicherheitslücken, die durch nicht genehmigte Tools verursacht werden, verringert wird.

5. Verbesserte Infrastrukturleistung

IT-Fachleute optimieren Cloud-Server im Hinblick auf ein effektives Datenmanagement. Das bedeutet, hochmoderne Technologien wie „Retrieval-Augmented Generation“ (RAG) einzusetzen, um den Nutzer:Innen ein besseres Erlebnis zu bieten. Sie können Ihre Leistung automatisch erheblich steigern, ohne dass zusätzliche Wartungsmaßnahmen erforderlich werden.

6. Schnellerer Zugang zu Innovationen

Sind Sie auf dem Weg zum „KI-first“-Unternehmen? Am Anfang steht eine Strategie für die Cloud-Migration. Unternehmen migrieren häufig in die Cloud, um die Einführung von KI zu beschleunigen. Mit KI-gestützten Lösungen – wie Intelligent Content Management – können Teams ihre Workflows beschleunigen und gleichzeitig wertvolle Daten schützen. Eine Studie von MIT Tech Review Insights in Zusammenarbeit mit Infosys Cobalt zeigt, dass 71 % der Führungskräfte in der Wirtschaft davon ausgehen, dass die Ausgaben für Cloud-Infrastruktur im Bereich der künstlichen Intelligenz in den nächsten zwei Jahren um mindestens 25 % steigen werden.

Technisch gesehen können KI-Lösungen zwar vor Ort betrieben werden, doch die meisten modernen, skalierbaren KI-Tools sind cloudbasiert, sodass der Einsatz von Altsystemen gewisse Einschränkungen mit sich bringen kann. Zudem kann der verantwortungsvolle Einsatz von KI vor Ort im Vergleich zu cloudbasierter KI zu hohen Kosten und einem langsameren Zugang zu Innovationen führen.

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7. Reduzierte Fragmentierung der Inhalte

Indem Sie Daten in die Cloud migrieren, zentralisieren Sie Ihre wichtigen Daten an einem leicht zugänglichen Ort – unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe, aktive oder archivierte Daten handelt. Dieser Prozess verringert die Fragmentierung der Inhalte, sodass Sie nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln müssen, nur um Dateien zu finden.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Teams doppelte Inhalte erstellen, ist geringer, wenn sich alles auf derselben Cloud-Speicher-Plattform befindet. Zudem können Teams Funktionen wie die Dokumentenkategorisierung problemlos nutzen, um Dateien in einem besser strukturierten System zu organisieren, was Zeit spart und Fehler aufgrund von Versionskonflikten verhindert.

Erfahren Sie, warum die Dokumentversionskontrolle bei der Verwaltung von Dateien in der Cloud wichtig ist.

Inwiefern wirkt sich die bestehende Alt-Infrastruktur auf die Migration von Inhalten in die Cloud aus?

Veraltete Infrastruktur ist ineffizient und unsicher. Das setzt Ihr Unternehmen dem Risiko von Datenlecks aus. Sollten Angreifer einen Weg finden, eine Schwachstelle in einem veralteten System auszunutzen, steht oft kein Hersteller-Support zur Verfügung, um das Problem zu beheben, wodurch Ihr Unternehmen einem Risiko ausgesetzt bleibt. Veraltete Technologien reichen zudem nicht aus, um den Anforderungen von heute gerecht zu werden und beeinträchtigen langfristig mit ziemlicher Wahrscheinlichkeit die Leistung.

Zu den möglichen Bestandteilen der Alt-Infrastruktur, die den Cloud-Migrationsprozess beeinträchtigen könnten, gehören:

• Software
• Server
• Netzwerk-Dateifreigaben
• EFSS-Tools
• Lokale Software wie SharePoint
• Veraltete Cloud-Speicher-Lösungen wie Amazon Web Services
• Veraltete ECM-Tools

Überholte Systeme können zudem zu Kompatibilitätsproblemen führen und Sie daran hindern, die Vorteile der Integration von Cloud-Apps voll auszuschöpfen. Beispielsweise können Sie bei einer Altanwendung, die ausschließlich auf lokalen Servern läuft, nicht von einem mobilen Gerät aus auf Dateien zugreifen. Die Abschaffung Ihrer Altgeräte kann ein großer Vorteil Ihres Umzugs in die Cloud sein. Dadurch werden Kompatibilitätsprobleme beseitigt und Sie erhalten einfachen Zugriff auf Ihre Daten und Apps.

Faktoren, die vor der Migration in die Cloud zu bedenken sind

Wenn Sie eine Cloud-Migration ins Auge fassen, sollten Sie diese 6 Schlüsselfaktoren berücksichtigen.

1. Komplexität der Datenmigration

Das Verschieben von Daten braucht Zeit. Je nach Umfang der von Ihnen angehäuften Daten kann die Migration sehr zeitaufwendig sein und den Implementierungsprozess erheblich verzögern. Moderne Cloud-Migrationsdienste ermöglichen die Online-Übertragung von Dateien, selbst bei Datenmengen im Terabyte-Bereich.

2. Systemabhängigkeiten und Priorisierung

Der Prozess der Cloud-Migration erfordert eine gewisse Priorisierung und sorgfältige Planung, um zu ermitteln, welche Systeme zuerst migriert werden sollen und wie Sie Inhalte aus verschiedenen Quellen unterstützen werden. Möglicherweise müssen Sie prüfen, wie die Systeme zusammenarbeiten und welche für den Betrieb am wichtigsten sind, um sicherzustellen, dass die Integrationen während der Migration erhalten bleiben.

3. Gewährleistung der Datenintegrität

Nach der Migration in die Cloud müssen Sie sich vergewissern, dass die Übertragung abgeschlossen ist. Mit modernen Plattformen können Sie Versionsverläufe sowie Datei- und Ordnerberechtigungen migrieren. Indem Sie diese Eigenschaften beibehalten, gewährleisten Sie die Integrität Ihrer Daten, während Benutzer:Innen bei Bedarf weiterhin auf frühere Versionen zugreifen können.

4. Betriebliche Kontinuität

Niemand möchte längere Ausfallzeiten als nötig in Kauf nehmen. Fehler bei der Umsetzung des Plans zur Content-Migration können jedoch genau das zur Folge haben. Eine Strategie, um den reibungslosen Ablauf Ihrer kritischen Betriebsabläufe zu gewährleisten, besteht darin, Ihre Inhalte über das Wochenende zu übertragen, um Störungen im Tagesgeschäft zu vermeiden.

Eine weitere Strategie zur Content-Migration besteht darin, das neue System zu testen und eine Delta-Migration durchzuführen. Dabei werden Dateien übertragen, die Sie seit der Hauptmigration geändert haben. Einige Tools automatisieren diese Schritte, nehmen das Altsystem außer Betrieb und reduzieren so das Risiko menschlicher Fehler.

5. Effektives Change-Management

Change Management umzusetzen bedeutet, einen strukturierten Plan zu entwickeln, der Ihr Team durch einen Übergang (in diesem Fall die Cloud-Migration) begleitet. Dazu gehört, Ihr Team zu schulen, damit es schneller mit dem neuen System vertraut wird.

Den Stellenwert der Mitarbeiterschulung und -weiterbildung im Rahmen der digitalen Transformation verstehen.

6. Erfolgskennzahlen und Leistungsüberwachung

Um sicherzustellen, dass Ihr Plan zur Content-Migration effektiv umgesetzt wird, müssen Sie dessen Erfolg messen: 

• Betrachten Sie die Kapitalrendite (ROI), um die finanziellen Auswirkungen nachzuvollziehen
• Legen Sie Leistungskennzahlen (KPIs) fest, die widerspiegeln, inwieweit die Migration zur Erreichung Ihrer Ziele beiträgt

Zu diesen KPIs gehören konkrete Messgrößen wie Speicherauslastung, Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten beim Bezahlvorgang sowie eher subjektive Veränderungen, wie beispielsweise Verbesserungen der Benutzererfahrung.

Migration von On-Premise in die Cloud: Wie funktioniert das? 

Das Verschieben von Inhalten verläuft nicht immer reibungslos. Wie funktioniert also die Cloud-Migration? Dazu sind verschiedene Schritte erforderlich. Nutzen Sie die folgenden Punkte als Checkliste zur Orientierung auf Ihrem Weg.

1. Legen Sie Ihre Ziele für die Migration von der lokalen Umgebung in die Cloud fest

Verschaffen Sie sich zunächst einen umfassenden Überblick über Ihre Anwendungen und Daten, um einen Plan für die Umstellung zu erstellen. Überlegen Sie sich, bei welchen KPIs oder Basis-Leistungskennzahlen Ihnen Ihr Cloud-System hoffentlich helfen wird. Anhand dieser Zahlen können Sie den Wert des Systems beziffern und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen. 

Erstellen Sie einen Zeitplan, der auch die Stilllegung der alten Infrastruktur umfasst, damit Sie einen festen Termin haben, auf den Sie hinarbeiten können.

2. Erstellen Sie eine Roadmap für die Content-Migration

Bestimmen Sie als Nächstes, welche Daten Sie übertragen werden. Halten Sie Ausschau nach geschäftskritischen Daten, nach Daten, die möglicherweise vor der Übertragung aufbereitet werden müssen, sowie nach Abhängigkeiten, die während des Cloud-Migrationsprozesses zu Problemen führen könnten. Wählen Sie anschließend die Lösung (öffentliche, private und Hybrid-Clouds oder sogar eine Kombination verschiedener Infrastrukturen), die Ihren geschäftlichen Anforderungen und Zielen am besten entspricht.

Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um sich die Unterstützung Ihrer Stakeholder:Innen zu sichern. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Abteilungen und Teams, die Ihre neue Lösung nutzen werden, ins Boot geholt haben. Wenn das Framework für die Cloud-Migration von allen Abteilungen akzeptiert wird, erhöht dies die Chancen auf einen reibungslosen Übergang und trägt dazu bei, Bedenken frühzeitig auszuräumen.

Erfahren Sie, wie Sie Führungskräfte für Enterprise-Content-Management-Tools begeistern können.

3. Erstellen Sie eine Strategie für den Schutz der Daten

Ein Großteil der Cybersicherheit in der Cloud obliegt dem Serviceanbieter, der die Server fachkundig verwaltet. Sie können jedoch Ihren Beitrag leisten, indem Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Dateiverschlüsselung und Zugriffsverwaltung einführen. Arbeiten Sie mit Ihrem Cloud-Migrationsdienstleister zusammen, um zu ermitteln, welche Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen sind, und entwickeln Sie eine Strategie auf der Grundlage von Best Practices.

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Cloud-Sicherheitsbedrohungen, auf die Sie achten sollten.

4. Umsetzung der Cloud-Migration

Prüfen Sie, welche auf dem Markt verfügbaren Tools Ihnen bei der Übertragung Ihrer digitalen Assets helfen können. Die fortschrittlichsten Lösungen kopieren und verschieben Ihre Daten automatisch und optimieren so den Migrationsprozess, wobei Ihr Team nur minimal involviert ist.

5. Bewerten und optimieren Sie Ihre Cloud-Umgebung

Der letzte Schritt bei der Migration in die Cloud besteht darin, die Auswirkungen des Umzugs zu bewerten. Überprüfen und optimieren Sie Ihre Cloud-Umgebung nach der Migration, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert, und bewerten Sie dabei Ihre KPIs, wie beispielsweise die Produktivität Ihres Teams und die Kosteneinsparungen.

Ihr Cloud-Migrationsdienstleister kann während der Umstellung von großem Nutzen sein. Der Dienstleister verfügt über das nötige Fachwissen und bietet Beratungsleistungen an, die Ihnen helfen, häufig auftretende Kompatibilitätsprobleme zu lösen.

Welche Arten von Cloud-Migrationsstrategien sollte ich anwenden?

Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen, Ihrem Budget und dem Grad der App-Integration können Sie zwischen verschiedenen Arten der Cloud-Migration wählen, wie beispielsweise Rehosting, Replatforming, Refactoring und der Stilllegung von Apps.

Der Migrationsprozess gestaltet sich für jedes Unternehmen anders. Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Option für Sie die richtige ist, sehen Sie sich diese Übersicht über die gängigen Strategien zur Cloud-Migration an.

Mit Box Shuttle eine zuverlässige Cloud-Migrationsstrategie entwickeln

Nachdem Sie jetzt wissen, was eine Umstellung auf die Cloud mit sich bringt, sollten Sie sich überlegen, welche Tools diesen Prozess vereinfachen können. Box ist führend im Bereich intelligentes Content Management und bietet eine zentrale, sichere Plattform, auf der Sie den gesamten Datenlebenszyklus in der Cloud erstellen, speichern, teilen und verwalten können.

Falls Sie noch Dateien in Altsystemen haben, können Sie die Migration mit einer Lösung wie Box Shuttle unkompliziert gestalten. Es handelt sich um ein Full-Service-Tool zur Content-Migration, mit dem Sie das Tempo und den Umfang Ihrer Migration selbst bestimmen können. 

Box ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Integration von lokalen und Cloud-basierten Tools wie Dateiservern, Microsoft OneDrive, SharePoint, Google Drive und weiteren
• Migration beliebiger Datenmengen mit anpassbaren Einstellungen für einzelne Übertragungen, einschließlich Dateiausschlüssen und Versionsverwaltung
• Analyse des Inhalts von Quelldateien zur effizienten Planung der Cloud-Migration
• Zusammenarbeit mit unseren Migrationsfachleuten, die Sie bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Frameworks für die Cloud-Migration unterstützen

Kontaktieren Sie uns und starten Sie Ihre Cloud-Migration mit Box – sicher und zuverlässig.

** Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.