Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur, auch E-Signatur genannt, kann aus einem Ton, einem Symbol oder einem Prozess bestehen, der mit einem Dokument – beispielsweise einem Vertrag oder einer Vereinbarung – verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, dieses zu unterzeichnen, ausgeführt wird. Mit diesen virtuellen Signaturen können Sie Ihre Zustimmung erteilen oder den Inhalt eines Dokuments genehmigen.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was elektronische Signaturen sind, welche Vorteile sie bieten und in welchen Anwendungsfällen sie für Unternehmen von Bedeutung sind.

Wichtige Highlights:

• Eine elektronische Signatur ist eine Kennzeichnung oder Handlung, die mit einem Dokument verknüpft ist und von einer Person mit der Absicht ausgeführt wird, dieses zu signieren.
• Das elektronische Signieren von Dokumenten beschleunigt Prozesse und reduziert den Papierkram, da Sie Verträge, Vereinbarungen und andere wichtige Dokumente von überall aus unterzeichnen können.
• Beispiele für elektronische Signaturen sind getippte Namen, gezeichnete Unterschriften oder andere Identifikatoren.
• Mit Box Sign erhalten Sie unbegrenzt viele elektronische Signaturen ohne zusätzliche Kosten, wodurch Workflows in Box und in Drittanbieter-Apps dank leistungsstarker Integrationen vereinfacht werden.
• Mit Box Sign können Sie elektronische Signaturen in benutzerdefinierten Anwendungen mit offenen APIs und entwicklerfreundlichen Tools nutzen – alles auf Basis branchenführender Sicherheits- und Compliance-Standards.

Elektronische Signatur – Definition und Entwicklung

Eine Unterschrift mit Tinte ist ein Zeichen der Zustimmung per Stift und Papier. Die Definition einer elektronischen Unterschrift kann jedoch viele Formen annehmen, darunter:

• Ihr Name in ein Dokument getippt
• Ein hochgeladenes Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift
• Eine Unterschrift, die Sie auf dem Bildschirm eines Geräts zeichnen
• Das Ankreuzen eines Kästchens als Zeichen der Zustimmung oder Einwilligung

Seit Jahrhunderten unterzeichnen Menschen auf die eine oder andere Weise Dokumente: von antiken Siegeln bis hin zu Autopen-Systemen – Unterschriftsmaschinen, die im 19. Jahrhundert entwickelt wurden und Menschen dabei halfen, große Mengen an Dokumenten in großem Umfang zu unterzeichnen. Im Zuge der digitalen Transformation werden heutzutage immer mehr manuelle Prozesse in die Cloud verlagert, sodass Verträge papierlos abgeschlossen werden können und ein besseres Kundenerlebnis entsteht.

Die fortschrittlichsten E-Signatur-Lösungen automatisieren Aufgaben nach der Unterzeichnung, verbessern die Zusammenarbeit mit Empfängergruppen und gemeinsamen Signaturanfragen und lassen sich nahtlos in bestehende Tools integrieren, wodurch der gesamte Prozess schneller, effizienter und sicherer wird.

Erfahren Sie, wie Sie eine elektronische Signatur auf einem Dokument erstellen können.

Vorteile elektronischer Signaturen

The Insight Partners prognostiziert, dass der Markt für elektronische Signatursoftware bis 2030 ein Volumen von 35,7 Milliarden US-Dollar erreichen wird – mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 34,2 % zwischen 2022 und 2030. Ein Faktor, der diese rasante Entwicklung vorantreibt, ist der zunehmende Einsatz von Technologien, die End-to-End-Services verbessern und nachhaltigere Geschäftspraktiken unterstützen, wie beispielsweise die Ablösung papierbasierter Workflows.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Vorteile elektronischer Signaturen.

Verbesserte Effizienz

Mit modernen cloudbasierten Lösungen können Sie elektronische Signaturen effizienter erfassen, indem Sie Workflows direkt in den von Ihnen bereits verwendeten Anwendungen, wie CRM-Tools und Automatisierungssoftware, erstellen.

Laut dem Bericht „State of Cloud“ von Pluralsight nutzen bereits 94 % der Unternehmen die Cloud. In diesem Fall können Sie auch APIs und Entwicklungstools verwenden, um elektronische Signaturen in Ihre bestehenden Workflows zu integrieren, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.

Weniger Papierverbrauch

Nachdem alle Beteiligten einen Vertrag elektronisch unterzeichnet haben, benötigten in der Regel alle Unterzeichnenden eine Kopie für ihre eigenen Unterlagen, was einen erhöhten Aufwand für Drucken, Scannen, Faxen und Versand mit sich bringt. Diese zusätzlichen Schritte verursachen Kosten und führen zu unnötigen Produktivitätsverlusten sowohl für interne als auch für externe Stakeholder:innen.

Dank der elektronischen Signatur kann jede Partei sofort auf ihr unterzeichnetes Dokument zugreifen. Das spart Zeit und Ressourcen, die sonst für Druck und Versand aufgewendet werden müssten. Ein solches Vorgehen macht den Genehmigungsprozess umweltfreundlicher und effizienter, da Sie weniger Papier verbrauchen und logistische Probleme vermeiden, die zu Abfall und Verzögerungen führen.

Reduzierte Dokumentationskosten

Betrachten Sie die Kosten, die traditionell mit der Unterzeichnung von Dokumenten verbunden sind: Papier, Tinte oder Toner sowie die laufende Wartung von Druckern und Kopierern. Hinzu kommen Porto- oder Kurierkosten sowie der Zeitaufwand für die Ablieferung der Umschläge bei der Post oder die Vereinbarung eines Abholtermins mit dem Kurierdienst.

Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu signieren, spart nicht nur viele der typischen Verwaltungsausgaben ein, sondern reduziert auch die Reisekosten, insbesondere für die Zustellung vertraulicher Dokumente.

Verbesserte Sicherheit

Papierdokumente sind anfällig für Verlust und Beschädigung und erfordern physische Lagerung, was wiederum oft Platz und Zeit für die Verwaltung beansprucht. Das Signieren eines elektronischen Dokuments über eine sichere Plattform bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Authentifizierung der Empfangenden: Dieser Prozess dient dazu, die Identität der Unterzeichnenden zu bestätigen, sodass nur autorisierte Personen das Dokument ausfertigen können.
• Manipulationssichere Siegel: Diese Funktion bietet eine unveränderliche Aufzeichnung der Integrität des Dokuments und schützt Ihr Dokument vor Änderungen nach der Unterzeichnung.
• Digitales Wasserzeichen: Diese Technik bettet nicht wahrnehmbare, rückverfolgbare Daten in das Dokument ein und dient als Instrument zur Überprüfung der Authentizität und zur Verhinderung von Duplikaten.
• Online-Sicherung: Diese Funktion schützt wichtige Dateien, indem sie automatisch in der Cloud gespeichert werden und bewahrt Inhalte vor Geräteausfällen, Diebstahl oder physischen Schäden.
• Granulare Zugriffskontrolle: Diese Funktion ermöglicht die Festlegung individueller Berechtigungen für jeden Benutzer und verhindert Datenverstöße durch die Beschränkung des Zugriffs auf Dokumente.
• Skalierbarer Cloud-Datenspeicher: Dieses Kernelement sorgt dafür, dass die Sicherheit zuverlässig bleibt und der Zugriff auf Ihre Daten auch bei zunehmendem Datenvolumen gewährleistet ist, ohne dass das Risiko von Hardwareausfällen oder Kapazitätsengpässen besteht.
• Compliance-Kontrollen: Automatisierung und Anpassung von Compliance-Prozessen mit Funktionen zur Durchsetzung von Dokumentationsstandards, wie Aufbewahrungsrichtlinien und Cloud-Verschlüsselung

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Gängige Anwendungsfälle für elektronische Signaturen

Sehen Sie sich einige der wichtigsten Anwendungsfälle für elektronische Signaturen an.

1. Vertrieb

Elektronische Signaturen beschleunigen Ihre Verkaufszyklen, indem sie das Einholen von Unterschriften auf Verträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) vereinfachen und so Engpässe im Prozess beseitigen. Sollte es zu einer Verzögerung im Unterzeichnungsprozess kommen, kann Ihr Vertriebsteam umgehend überprüfen, ob ein Lead weiterhin an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung interessiert ist.

2. Personalwesen

Der Einsatz elektronischer Signaturen in Personalabteilungen vereinfacht Workflows, indem sichergestellt wird, dass neue Mitarbeitende Arbeitsverträge und Handbücher problemlos unterzeichnen können, wobei das System sie durch alle erforderlichen Felder führt.

 Da elektronische Signaturen einen Großteil des Hin und Her bei der Ausarbeitung von Vertragsbedingungen reduzieren oder ganz überflüssig machen, kann ein neues Teammitglied den Weg vom Vertragsangebot bis zum Onboarding in der Personalabteilung in kürzerer Zeit zurücklegen.

3. Beschaffung

Die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten kann Ihrem Unternehmen Kosten sparen, insbesondere wenn der neue Lieferant günstigere Preise oder einen besseren Service bietet. Das Onboarding ist jedoch häufig zeitaufwendig und belastet Ihr Geschäftsergebnis.

 Mit einer cloudbasierten Plattform können Sie Verträge für neue Lieferanten umgehend versenden und so den Onboarding-Prozess beschleunigen. Wenn Sie elektronische Signaturen einholen, können Ihre neuen Lieferanten Verträge umgehend unterzeichnen und die Services oder Materialien ohne Verzögerungen erbringen.

4. Rechtswesen

Die Rechtsabteilung kann elektronische Signaturen einsetzen, um Compliance-Risiken im Zusammenhang mit Verträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen zu minimieren. Mit Plattformen, die Funktionen für die Vertragsverwaltung bieten, können Sie Aufgaben wie die Weiterleitung von Dokumenten problemlos automatisieren und gleichzeitig Sicherheits- und Compliance-Protokolle durchsetzen.

5. Verwaltung

Wenn Ihr Verwaltungsteam täglich viel Zeit mit dem Einholen oder Nachverfolgen von Verträgen, dem Einholen von Mietverträgen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen zubringt, kann die Verwendung von elektronischen Signaturen den Arbeitsalltag erheblich vereinfachen.

Mit einer cloudbasierten Plattform können Ihre Führungs- und Verwaltungskräfte beispielsweise elektronische Signaturen verwenden, um bei Bedarf Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Führungsteams Projekte oder Vereinbarungen von jedem Gerät aus unterzeichnen zu lassen.

6. Marketing

Angenommen, Ihr Marketingteam möchte für die nächste Kampagne Ihres Unternehmens mit einer externen Agentur zusammenarbeiten und benötigt dafür die Zustimmung der Geschäftsleitung. Durch das Einholen elektronischer Signaturen intern von Führungskräften und extern von der Agentur werden logistische Probleme vermieden und Projekte kommen zügig voran.

7. Finanzwesen

Ihre Finanzabteilung genehmigt Rechnungen elektronisch und unterzeichnet Budgets mit elektronischen Signaturen. Die Implementierung eines Systems zur Automatisierung digitaler Workflows trägt zur Optimierung von Routineaufgaben bei, ohne die Sicherheits- oder Compliance-Standards zu beeinträchtigen.

Folgendes sollten Sie beachten: Die Nutzung elektronischer Signaturen unterliegt Gesetzen, die je nach Standort und spezifischer Anwendung variieren können. Ihr Unternehmen sollte sich unbedingt über die in Ihrer Region geltenden Anforderungen informieren.

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** Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.