So optimieren Sie Ihre Strategie zur Geschäftsprozessautomatisierung

Lieferungen kommen zu spät. Rechnungen bleiben in der Genehmigungshölle stecken. Und die Mitarbeiter:Innen verbringen Stunden mit der manuellen Dateneingabe. Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie ineffiziente Geschäftsprozesse zu Engpässen führen, Ressourcen binden und unnötigen Aufwand verursachen können.

Wenn Sie feststellen, dass Ihre Workflows zu kompliziert und ineffizient sind, kann die Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA) einen Wendepunkt darstellen. Mit BPA können Sie Verzögerungen vermeiden und unnötige Schritte eliminieren, die sonst das Zusammenspiel im Team beeinträchtigen und Ihrem Ruf schaden könnten. 

Im Folgenden werden wir die Definition von Automatisierung in Geschäftsprozessen näher betrachten, Beispiele und Vorteile aufzeigen und bewährte Strategien zur Erstellung eines Plans vorstellen, mit dem Sie Ihre Betriebsabläufe optimieren können.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Die Geschäftsprozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung komplexer und sich wiederholender Aufgaben innerhalb eines Unternehmens, um die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und das Erfordernis menschlichen Eingreifens zu minimieren. Ein Beispiel: Wenn Sie regelmäßig große Videodateien an Kolleg:Innen senden, kann ein automatisiertes System diesen Vorgang vereinfachen, indem es die Dateien in ihrer Größe anpasst, verschlüsselt und über einen sicheren Cloud-Speicher versendet – so sparen Sie Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen können.

BPA ist ein Teilbereich des Geschäftsprozessmanagements (Business Process Management, BPM) – eine seit langem etablierte Praxis zur Gestaltung, Analyse und Optimierung von Workflows, unabhängig davon, ob diese automatisiert oder manuell abgewickelt werden. Im Laufe der Zeit hat sich BPA durch die Integration fortschrittlicher Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und künstliche Intelligenz (KI) weiterentwickelt, um die Effizienz, Skalierbarkeit und Intelligenz aller Prozesse zu verbessern.

BPA umfasst die Automatisierung von: 

• Einzelaufgaben, wie das Taggen von Dokumenten mit geeigneten Metadaten und die automatische Erstellung von Berichten auf der Grundlage von Dateneingaben
• Workflows, einschließlich der automatischen Überprüfung und Überarbeitung von Dokumenten über kollaborative Plattformen oder des Versands von Verträgen zur elektronischen Unterzeichnung nach internen Überprüfungen
• Umfassendere Geschäftsprozesse, wie die Erstellung und Verteilung von Marketingmaterialien oder der die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Daten von der Erstellung bis zur Archivierung

Indem Sie Geschäftsprozesse automatisieren, beschleunigen Sie das Abarbeiten von Aufgaben und standardisieren Workflows. Dadurch reduzieren Sie Fehler und gewährleisten die Einhaltung hoher Qualitätsstandards, was für die Skalierung von Abläufen entscheidend ist, insbesondere bei der Verarbeitung von Terabytes an Daten.

Entdecken Sie, warum die Automatisierung digitaler Workflows für Unternehmen wichtiger denn je ist.
 

RPA vs. BPA: Worin besteht der Unterschied?

Wenn Sie eine Initiative zur digitalen Transformation planen, sollten Sie sich mit den Konzepten BPA und RPA vertraut machen. 

BPA und RPA sind auf unterschiedliche Aspekte der Geschäftsabläufe ausgerichtet, ergänzen sich jedoch gegenseitig.

• RPA ist eine Art der Geschäftsprozessautomatisierung, die sich um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben kümmert, wie zum Beispiel das Verschieben von Daten aus einem Webformular in ein System für Customer Relationship Management (CRM), ohne dass manuelle Eingaben nötig sind.
• BPA ist eine umfassendere Strategie, die RPA einschließt – aber darüber hinausgeht und komplexe Workflows wie das Dokumentenmanagement abdeckt, was strategische Planung und Technologieintegration erfordert, um die allgemeine Geschäftseffizienz zu steigern.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die wesentlichen Unterschiede zwischen diesen Ansätzen.

Wenn Sie Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen implementieren, umfasst die Lösung in der Regel auch RPA, um sich wiederholende Aufgaben innerhalb größerer Prozesse zu bewältigen. Beispielsweise kann RPA relevante Daten automatisch aus unstrukturierten Daten wie gescannten Rechnungen extrahieren und in Ihr Buchhaltungssystem eingeben, während BPA den gesamten Abrechnungsprozess verwaltet. Die Kombination aus RPA und BPA sorgt für einen nahtlosen Ablauf über alle Abteilungen hinweg.

Die Bedeutung der Automatisierung für die Optimierung von Workflows verstehen.
 

Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Automatisierte Geschäftsprozesse können die Zahl menschlicher Fehler bei Compliance-Prüfungen reduzieren oder Zeit bei der Genehmigung von Dokumenten sparen. BPA kann Ihnen – unabhängig von Ihren Zielen oder Herausforderungen – Möglichkeiten eröffnen, an die Sie noch gar nicht gedacht haben. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wie viel reibungsloser die Abläufe wären, wenn Ihr HR-Team nicht mehr um Genehmigungen von Abteilungsleitern bitten müsste, sondern sich stattdessen auf die Beschleunigung des Einstellungsprozesses konzentrieren könnte.

Die Vorteile können sich über mehrere Abteilungen erstrecken. Diese Beispiele zeigen, wie Unternehmen von der Automatisierung von Geschäftsprozessen profitieren können.

• Gesteigerte betriebliche Effizienz: Laut dem PEX Report 2025 betrachten 43 % der Unternehmen operative Exzellenz und Geschäftstransformation als Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz. Ohne automatisierte Prozesse können manuelle Aufgaben wie das Sortieren von Dokumenten oder das Abgleichen von Daten Stunden in Anspruch nehmen. Mit einer tragfähigen Strategie zur Geschäftsprozessautomatisierung können Sie hingegen Funktionen optimieren, die wertvolle Ressourcen und Zeit beanspruchen.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Mit BPA optimieren Unternehmen den Fluss von Aktualisierungen und Benachrichtigungen, sodass Teams schnell auf Änderungen reagieren können und die gemeinsame Projektplanung nicht aus dem Ruder läuft. Beispielsweise können automatisierte Benachrichtigungen die Beteiligten in Echtzeit über Projektmeilensteine informieren und so Verzögerungen aufgrund von E-Mail-Korrespondenz minimieren.
• Verbesserte Compliance: Automatisierte Workflows sorgen für die Durchsetzung von Dokumenten-Prüfpfade, Genehmigungen und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften verringert wird. Beispielsweise kann BPA nicht vollständig ausgefüllte Compliance-Formulare kennzeichnen oder vor Ablauf von Fristen Erinnerungen versenden, um sicherzustellen, dass Teams den Überblick behalten und Sanktionen vermeiden.
• Verbesserte Customer Experience: Laut dem Bericht The State of Process Orchestration 2024 geben 93 % der IT-Entscheidungsträger:Innen und Führungskräfte im kaufmännischen Bereich an, dass die Automatisierung die Customer Experience verbessert hat. 90 % sagen, dass ihr Unternehmen plant, die Investitionen in BPA zu erhöhen. Automatisierung verkürzt die Reaktionszeiten und sorgt für Konsistenz in der Kommunikation und bei der Erbringung von Dienstleistungen. Das wiederum erhöht die Zufriedenheit der Kund:Innen.

Entwicklung eines erfolgversprechenden Plans für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Bevor Sie einen Plan zur Automatisierung von Geschäftsprozessen erstellen, sollten Sie bedenken, dass der Erfolg von BPA von einer soliden Grundlage abhängt. Um sicherzustellen, dass die Automatisierung auf Ihre Ziele abgestimmt ist, sollten Sie zunächst Ihre Kernprozesse identifizieren. 

Sobald Sie diese Schlüsselbereiche kennen, sollten Sie die nachstehenden Schritte befolgen, um eine erfolgreiche Strategie zur Automatisierung von Unternehmensprozessen zu entwickeln.
 

1. Schlüsselprozesse für die Automatisierung identifizieren

Gartner prognostiziert, dass bis 2026 30 % der Unternehmen mehr als die Hälfte ihrer Netzwerkaktivitäten automatisieren werden. Mitte 2023 lag dieser Wert noch bei unter 10 %. Dieses Wachstum ist auf den zunehmenden Einsatz von KI und intelligenter Automatisierung zurückzuführen, die Unternehmen dabei helfen, große Datenmengen schnell zu analysieren und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse zu optimieren.

Wenn Sie festlegen möchten, wie Geschäftsprozesse automatisiert und welche Technologien implementiert werden sollen, müssen Sie zunächst die Bereiche identifizieren, die Priorität haben. Analysieren Sie, welche Aufgaben oder Workflows sich wiederholen, manuell sind und viel Zeit in Anspruch nehmen, wie die Freigabe von Inhalten, das Abrufen von Dokumenten oder die Datensicherung und -wiederherstellung. Legen Sie klare Kennzahlen für jeden Prozess fest, z. B. verkürzte Durchlaufzeiten für die Freigabe von Inhalten oder höhere Produktivität, und messen Sie regelmäßig die Leistung, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.
 

2. Datenqualität und -konsistenz priorisieren

Damit BPA so effektiv wie möglich ist, gilt es, die Datenintegrität, -genauigkeit und -zugriffsmöglichkeiten zu prüfen. So ist sichergestellt, dass die Automatisierung auf zuverlässigen und aktuellen Daten aufbaut. Laut einer von Box gesponserten IDC-Umfrage gaben 50 % der Unternehmen an, dass ihre unstrukturierten Daten (Daten, die nicht in herkömmliche Datenbanken passen, wie Dokumente oder Multimedia-Assets) größtenteils oder vollständig innerhalb von Abteilungen oder Systemen isoliert sind, was den Zugriff oder die Nutzung erschwert.

So sollten Sie bei der Automatisierung von Workflows zur Dokumentenverwaltung sicherstellen, dass alle Datensätze über die richtigen Metadaten-Tags und einheitliche Formate verfügen, damit automatisierte Systeme sie problemlos kategorisieren und weiterleiten können. Sie sollten außerdem die Anwendung von Best Practices für die Verwaltung von Metadaten einbeziehen, um eine korrekte Datenkennzeichnung zu gewährleisten und die Gesamteffizienz Ihres Workflows zu verbessern.

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3. Auswahl der richtigen Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Jetzt ist es an der Zeit, die richtigen Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen auszuwählen. Konzentrieren Sie sich auf Plattformen, die der Komplexität und dem Umfang Ihrer Prozesse entsprechen und Funktionen wie die Folgenden bieten:

• Intuitive Benutzeroberfläche: Um die Vorbehalte der Teammitglieder gegenüber neuen Technologien zu überwinden, sind eine klare Kommunikation der Vorteile von BPA, Schulungen und eine benutzerfreundliche Oberfläche erforderlich, die einen nahtlosen Übergang ermöglicht.
• Nahtlose Integration mit anderen Plattformen: Services zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die über vorgefertigte Integrationen oder offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) verfügen, ermöglichen eine schnelle Anbindung an Ihre bestehenden Systeme, wie CRM oder Projektmanagement, und reduzieren den Bedarf an kundenspezifischen Entwicklungen.
• Flexibler Speicher: Halten Sie Ausschau nach BPA-Plattformen, die skalierbaren Cloud-Datenspeicher bieten, sodass Sie Ihre Kapazität ganz einfach anpassen können, ohne Ihren Workflow zu unterbrechen oder sich Gedanken über Leistungsprobleme machen zu müssen.
• Sicherheits- und Compliance-Kontrollen: Entscheiden Sie sich für Plattformen mit Verschlüsselung, erweiterter Authentifizierung sowie Datei- und Ordnerberechtigungen, um Datenverstöße und Compliance-Verletzungen bei der Automatisierung von Prozessen zu vermeiden, die mit sensiblen Daten umgehen.
• KI-gestützte Tools: Automatisierungstechnologien wie maschinelles Lernen (ML) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) helfen Ihnen dabei, große Datensätze schneller zu analysieren, Unstimmigkeiten in Dokumenten zu erkennen und umsetzbare Erkenntnisse über Kundenverhalten und Markttrends zu gewinnen.

Beispiele für automatisierte Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg

Durch die Integration von KI-Technologien, insbesondere generativer KI (GenAI), eröffnet BPA neue Anwendungsfälle. Nachfolgend finden Sie Beispiele, die Sie bei Ihren Strategien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen berücksichtigen sollten.

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Leistungsfähige Geschäftsprozessautomatisierung mit Box

Wie wäre es, wenn Sie fortschrittliche Automatisierungsfunktionen mit der Leistungsfähigkeit von KI in einer sicheren Plattform kombinieren könnten? Mit Intelligenten Content Management von Box erhalten Sie eine Komplettlösung zum Erstellen, Organisieren, Bearbeiten und Teilen Ihrer Inhalte. Dabei können Sie KI-gestützte Funktionen nutzen, um Workflows zu automatisieren und den Wert Ihrer Daten zu maximieren.

Automatisieren Sie Geschäftsprozesse ganz einfach mit Box Relay: Optimieren Sie Prozesse mit vorgefertigten Vorlagen, verfolgen Sie den Fortschritt mithilfe des Prüfprotokolls und nutzen Sie Integrationen mit Apps wie Microsoft 365, Slack, Salesforce und vielen mehr. Darüber hinaus können Sie mit Box AI umfangreiche Dokumente zusammenfassen und personalisierte E-Mails in Sekundenschnelle verfassen, sodass Ihr Team sich schnell wichtigeren Aufgaben widmen kann.

Darüber hinaus bietet Box Speicherplatz, elektronische Signaturen, Content-Portale und höchste Sicherheit, damit Ihre sensiblen Daten sicher und konform bleiben und Sie überall darauf zugreifen können.

Lassen Sie uns in Kontakt treten und Lösungen besprechen, um Ihre Strategie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben.

Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen