Wie funktioniert die Dokumentenkategorisierung?

Bei der Dokumentenkategorisierung werden Dateien anhand ihres Inhalts, ihrer Eigenschaften oder ihres Zwecks gruppiert. Der Prozess variiert je nach der von Ihnen verwendeten Methode. Beispielsweise kann eine Personalabteilung Lebensläufe manuell nach Berufsbezeichnungen sortieren oder sie von einer Software anhand von Schlüsselbegriffen automatisch kennzeichnen lassen.

Lassen Sie uns die gängigsten Methoden zur Kategorisierung von Dokumenten und die wichtigsten Schritte zur schnelleren und fehlerfreien Organisation von Inhalten betrachten.

Wichtige Highlights:

• Der Prozess der Dokumentenkategorisierung umfasst die Definition von Kategorien, das Taggen von Dokumenten, das Testen Ihres Systems und die Verwendung von Tools, um Inhalte schneller und genauer zu sortieren.
• Zu den gängigen Methoden der Dokumentenkategorisierung gehören regelbasierte Systeme, Clustering, maschinelles Lernen und semantische Analyse.
• Die Kategorisierung und Klassifizierung von Dokumenten sind unterschiedliche Konzepte – bei der Klassifizierung werden Dokumente häufig mithilfe von maschinellem Lernen vordefinierten Kategorien zugeordnet, während sie bei der Kategorisierung grob nach Thema, Typ, Verwendung oder anderen Kriterien gruppiert werden.
• Box unterstützt Sie bei der Kategorisierung von Dateien mithilfe von Workflows zur Dokumentenverwaltung und intelligenten Content-Workflows, sodass diese sicher sind und leicht abgerufen werden können.

Was bedeutet es, Dateien und Dokumente zu kategorisieren?

Dateien und Dokumente zu kategorisieren bedeutet, sie nach präzisen Kriterien zu organisieren, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Wenn Ihr Kundensupportteam beispielsweise schnellen Zugriff auf Onboarding-Materialien benötigt, können Sie diese Dateien mit aussagekräftigen Namen oder Tags versehen und in einem speziellen Ordner innerhalb Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS) speichern.

Dieser Prozess optimiert das digitale Asset Management, indem er die Suchzeit verkürzt und einen besser organisierten und leichter zugänglichen Arbeitsbereich schafft. Die Kategorisierung von Dokumenten bietet noch weitere Vorteile.

• Verbesserte Compliance und besseres Risikomanagement: Durch das Erstellen von Kategorien basierend auf Sensibilität oder regulatorischen Anforderungen vereinfachen Sie die Nachverfolgung und Entsorgung entsprechend den Compliance-Anforderungen
• Verbesserte Workflow-Effizienz: Die Implementierung einer digitalen Workflow-Automatisierung wird durch ein klares Kategorisierungssystem vereinfacht – beschriftete, strukturierte Dokumente ermöglichen es Automatisierungstools, Dateien ohne manuellen Eingriff zu verarbeiten und abzurufen, wodurch Zeit für diese Aufgaben eingespart wird.
• Verbesserte Datenanalyse: Durch die Integration von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) in die Kategorisierung lassen sich Erkenntnisse aus Ihren Dokumenten leichter gewinnen – beispielsweise können Trends aus Kundenfeedback extrahiert werden, um Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Marketingstrategien zu verbessern.

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Beispiele für die Inhaltskategorisierung

Hier sind einige Methoden zur Kategorisierung von Inhalten, die Sie ausprobieren könnten:

• Nach Inhalt: Definieren Sie Kategorien von Dokumenten anhand des behandelten Themas oder Gegenstands, beispielsweise Marketingmaterialien, Forschungsarbeiten und technische Dokumentationen.
• Nach Merkmal: Kategorisieren Sie Dokumente nach ihrem Format, ihren Metadaten oder anderen Attributen – beispielsweise durch die Organisation von Dateien nach Vertraulichkeitsstufe (vertraulich, öffentlich, intern).
• Nach Zweck: Erstellen Sie Dokumentkategorien für verschiedene Verwendungszwecke, wie beispielsweise Schulungshandbücher und Inhalte, die Aufbewahrungsrichtlinien unterliegen.

Schlüsselmethoden zur Dokumentenkategorisierung

Sie können Dokumentkategorien manuell einrichten, jedoch ist die Pflege eines manuellen Systems vergleichbar mit der Organisation einer Bibliothek mit Haftnotizen – es kann schnell zu Unordnung führen, wenn sich die Dateien vermehren. Die Verwaltung der zunehmenden Datenmengen stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, weshalb der Markt für Dokumentenmanagementsysteme wächst. Eine Prognose von Fortune Business Insights geht davon aus, dass der DMS-Markt von 7,16 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 24,91 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 wachsen wird, mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 16,9 % in diesem Zeitraum. Zur Vermeidung von Fehlern und zur Vereinfachung des Dokumentenmanagements empfehlen wir die folgenden vier Methoden zur Dateikategorisierung.

1. Regelbasierte Kategorisierung

Die regelbasierte Kategorisierung erfolgt in der Regel durch den Abgleich von Schlüsselwörtern, Mustern oder Metadaten. Diese Methode beginnt mit einer manuellen Einrichtung zur Festlegung der Regeln, aber sobald dies abgeschlossen ist, läuft der Prozess automatisch ab. Wenn beispielsweise ein Inhalt in Ihrem Cloud-Speicher das Wort „Rechnung” und einen Dollarbetrag enthält, können Sie eine Regel erstellen, um ihn unter der Dokumentkategorie „Finanzunterlagen” abzulegen. Ein regelbasiertes System eignet sich gut für strukturierte Daten und vorhersehbare Dokumenttypen, bei denen konsistente Muster die Festlegung von Regeln vereinfachen.

2. Clustering

Bei dieser Art der Kategorisierung werden Dokumente anhand von Ähnlichkeiten gruppiert. In den Biowissenschaften können Forscher beispielsweise wissenschaftliche Arbeiten nach Themen oder Forschungsgebieten organisieren, was die Navigation durch große Mengen an Inhalten erleichtert. Durch das Erstellen von Clustern können Sie unstrukturierte Daten verwalten und Dokumente ohne eindeutige Kategorien kennzeichnen.

3. Kategorisierung auf Basis von maschinellem Lernen

Diese Methode nutzt eine Dokumentenkategorisierungssoftware, die auf ML-Algorithmen basiert, welche Muster identifizieren, um neue Dokumente automatisch zu kennzeichnen. Dies ist eine gute Lösung für die Verarbeitung komplexer Inhalte und spielt eine wichtige Rolle bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung (intelligent document processing, IDP), da es die automatische Extraktion, Kategorisierung und Verarbeitung von Daten aus Verträgen, Krankenakten, Bestellungen und anderen Dokumenten ermöglicht.

4. Semantische Analyse

Diese Kategorisierungsmethode stützt sich auf die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP), um den Inhalt von Dokumenten zu analysieren und zu interpretieren und sie anhand ihrer Bedeutung zu gruppieren. Beispielsweise kann Ihre Vertriebsabteilung Leads anhand der in ihrer Kommunikation zum Ausdruck gebrachten Stimmung identifizieren und priorisieren und sich dabei auf kategorisierte Dokumente mit positiven Signalen konzentrieren.

Den Unterschied zwischen Klassifizierung und Kategorisierung von Dokumenten verstehen

Dokumentenklassifizierung und -kategorisierung mögen ähnlich klingen, sind jedoch nicht identisch. Werfen wir einen Blick auf die Nuancen, in denen sich diese Konzepte unterscheiden.

Warum Ihr Unternehmen eine Dateikategorisierung benötigt

Ohne ein klares System zur Organisation von Inhalten entstehen Informationssilos, die die Produktivität, Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung im Unternehmen beeinträchtigen. Aus dem AIIM-Bericht „State of the Intelligent Information Management Industry” geht hervor, dass eines der größten Hindernisse für die digitale Transformation das Fehlen einer soliden Strategie für die Verwaltung von Datenressourcen ist. Diese Herausforderung umfasst kritische Prozesse wie die Kategorisierung von Dokumentationen. Um diesen Bedenken Rechnung zu tragen, finden Sie hier einen strukturierten Ansatz zur Kategorisierung Ihrer Dokumente. 

Fünf Schritte zur Kategorisierung von Dokumenten

Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Kategorisierung von Dokumenten – denken Sie daran, den Prozess an die Art und Menge der von Ihnen verwalteten Daten anzupassen.

1. Dokumentkategorien und Unterkategorien erstellen

Analysieren Sie, wie Abteilungen mit verschiedenen Dokumenttypen interagieren. Diese Vorgehensweise unterstützt die Entwicklung einer Ordnerstruktur mit einheitlichen Namenskonventionen und ermöglicht die Implementierung robuster Datensicherheits- und Compliance-Kontrollen.

Entscheiden Sie, ob Sie den Benutzer:Innen die Freiheit geben möchten, ihre eigenen Ordner zu erstellen und zu organisieren, oder ob Sie es vorziehen, dass Administrator:Innen die Berechtigungen und die Hierarchie für Dateien und Ordner verwalten. Beginnen Sie mit der Definition der Hauptkategorien (z. B. „Verträge“, wenn Sie im Rechtsbereich tätig sind) und unterteilen Sie diese anschließend in Unterkategorien (z. B. „Lieferantenverträge“). 

Anschließend können Sie Cloud-Arbeitsbereiche und Portale nutzen, um Dokumente nach Abteilung oder Projekt zu kategorisieren, was die Verwaltung von Berechtigungen und die Zusammenarbeit an Dateien vereinfacht.

2. Eine Methode zur Dokumentenkategorisierung auswählen

Überlegen Sie sich, wie Ihre Dokumentensammlung strukturiert ist: Ist sie strukturiert, unstrukturiert oder eine Mischung aus beidem? So unterscheiden sie sich:

• Strukturierte Inhalte: Daten, die in einem vordefinierten Format organisiert sind, wie Tabellenkalkulationen, Datenbanken oder Formulare, wodurch sie leicht verarbeitet und analysiert werden können
• Unstrukturierte Inhalte: Daten ohne definiertes Format, einschließlich Produktbeschreibungen, Forschungsarbeiten und Multimedia-Inhalte

Wenn Sie die Art Ihrer Dateien verstehen, können Sie die geeignete Kategorisierungsmethode auswählen. Viele Systeme verwenden einen hybriden Ansatz, bei dem regelbasierte Methoden für bestimmte Dokumente und ML für die allgemeine automatische Kategorisierung kombiniert werden. Vergessen Sie nicht, die Erfahrung Ihres Teams in Betracht zu ziehen – wählen Sie ein System, das für Ihre Mitarbeiter:Innen leicht zu bedienen ist.

3. Metadaten und Tags anwenden, um das Auffinden von Dokumenten zu vereinfachen 

Metadaten umfassen Daten wie den Autor des Dokuments, das Erstellungsdatum, Schlüsselwörter und andere relevante Details. Durch das Versehen von Dokumenten mit Metadaten unterstützen Sie Ihr System dabei, den Inhalt des Dokuments schnell zu erfassen, was das spätere Auffinden erleichtert.

Bei der Auswahl Ihrer Software zur Dokumentenkategorisierung sollten Sie eine Lösung wählen, die das Enterprise-Metadatenmanagement erleichtert, damit Sie die Metadaten extrahieren und kennzeichnen können und so den manuellen Aufwand und Fehler reduzieren können.

4. Überprüfen und Testen des Systems zur Kategorisierung von Inhalten

Wählen Sie einige Dokumente aus und überprüfen Sie, ob Sie diese korrekt kategorisiert haben. Finden Sie problemlos, was Sie benötigen? Wenn Sie ein automatisiertes System zur Dokumentenkategorisierung verwenden, wendet es Ihre Regeln korrekt an? Optimieren Sie Ihr System auf Grundlage des Feedbacks Ihres Teams und der Testergebnisse und passen Sie es an sich ändernde Anforderungen an Daten und Geschäftsprozesse an.

5. Automatisierte Tools zur Dokumentenkategorisierung einsetzen, die auf Ihre Workflows abgestimmt sind

Unabhängig davon, ob es sich um Cloud-Speicher oder Dokumentenmanagement-Software handelt, stellen Sie bitte sicher, dass die von Ihnen verwendete Plattform in Ihre bestehenden Workflows integriert ist und die automatisierte Kategorisierung von Dokumenten unterstützt. Laut der Umfrage „2025 AI Trends and Adoption Survey” des ODSC geben 76 % der Datenwissenschaftler:Innen und KI-Anwende:Innen an, dass die Automatisierung am Arbeitsplatz in den kommenden Jahren der KI-Trend mit den größten Auswirkungen sein wird.

Um Ihre Strategie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zu untermauern, sollten Sie nach Funktionen wie KI-gestützter Dokumentenverarbeitung, intelligenter Dokumentenabfrage und Metadatenextraktion Ausschau halten.

Entdecken Sie die grundlegenden Schritte zum Aufbau einer erfolgreichen Enterprise-KI-Strategie.

Sorgen Sie mit Box für eine übersichtliche und sichere Organisation Ihrer kategorisierten Dokumente.

Mit Box organisieren Sie Ihre Dateien effizient und sicher in der Cloud. Unsere führende intelligente Content Management-Plattform vereint Speicher, Dokumentenmanagement und KI-gestützte Funktionen, um Workflows zu automatisieren und den Wert Ihrer Inhalte zu maximieren.

Durch die Bereitstellung einer einzigen zuverlässigen Quelle für die Verwaltung und Steuerung von Dokumenten bietet Box Ihnen folgende Vorteile:

• Arbeitsbereiche und Portale zum schnelleren Kategorisieren und Auffinden von Dateien über Box Hubs
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* Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Die Informationen in diesem Blogbeitrag stellen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.